Firmen-Tankkarte falsch genutzt? Diese 7 Fehler sollten Sie als Fahrer vermeiden.
Fehler mit der Firmen-Tankkarte auf einen Blick:
- Die Firmen-Tankkarte gilt meist ausschließlich für das persönlich zugewiesene Dienstfahrzeug und dienstliche Zwecke, nicht für private Ausgaben.
- Bewahren Sie Ihre PIN stets getrennt von der Tankkarte auf und melden Sie einen Verlust umgehend an Ihre Fuhrparkleitung.
- Nutzen Sie die Firmen-Tankkarte nur für autorisierte Produkte und Dienstleistungen rund um Ihren Dienstwagen.
Warum der Umgang mit der Firmen-Tankkarte oft Tücken birgt.
Vollgetankt, noch schnell in den Tankstellen-Shop – und kurz darauf landet der Energy-Drink für die Heimfahrt auf dem Kassenband, bezahlt mit der Firmen-Tankkarte. Was im Moment völlig harmlos wirkt, sorgt nicht nur für Rückfragen aus der Buchhaltung. Es stellt einen Vertragsverstoß dar, der ernsthafte arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann – von Abmahnungen bis hin zu Kündigung oder strafrechtlichen Folgen.
Doch falsche Einkäufe sind längst nicht der einzige Stolperstein: Im Umgang mit der Firmen-Tankkarte passieren häufig Fehler, die sich mit dem richtigen Wissen vermeiden lassen.
Diese 7 Fehler passieren häufig mit der Firmen-Tankkarte.
- Den Privatwagen betanken.
Ein klassischer Fehler ist das Betanken des privaten Fahrzeugs. Doch auch beim Dienstwagen gilt: Nicht jede Richtlinie erlaubt die Nutzung auf privaten Urlaubsreisen. Wird die Lade- oder Tankkarte hier unzulässig privat genutzt, stellt das einen Vertragsverstoß dar. Wer hier gegen seine vertraglichen Pflichten verstößt, muss nicht nur mit Rückrechnungen rechnen, sondern riskiert arbeitsrechtliche Maßnahmen wie eine Abmahnung oder Kündigung bis hin zu strafrechtlichen Folgen.
Tipp: Prüfen Sie vorab, welche Fahrten durch Ihre vertraglichen Vereinbarungen abgedeckt sind. - Nicht autorisierte Produkte kaufen.
Ein Kaffee für die Weiterfahrt oder ein Snack für die Pause landen schnell auf dem Tresen. Die meisten Lade- und Tankkarten sind jedoch auf fahrzeugbezogene Leistungen wie Kraftstoff, Strom, Motoröl oder Services wie die Autowäsche beschränkt.
Tipp: Bezahlen Sie private Einkäufe immer separat mit Ihren eigenen Zahlungsmitteln. - Belege nicht aufbewahren.
Auch wenn viele Kartensysteme heute digital abrechnen, kann es bei Systemstörungen vorkommen, dass Sie Belege wie die Tankquittung physisch einreichen müssen. Fehlen diese, entstehen unnötige Rückfragen.
Tipp: Bewahren Sie Belege solange auf, bis die Abrechnung im System sichtbar ist. - Kartenverlust zu spät melden.
Wenn Sie Ihre Lade- oder Tankkarte verloren haben, ist schnelles Handeln gefragt, um einen möglichen Missbrauch durch Dritte zu verhindern.
Tipp: Informieren Sie umgehend Ihre Fuhrparkleitung oder die zuständige Hotline, um die Karte sperren zu lassen. - Die PIN unsicher aufbewahren.
Ein Zettel im Handschuhfach oder ein Screenshot auf dem Smartphone sind keine sichere Aufbewahrung für die PIN – diese muss auswendig bekannt sein.
Tipp: Prägen Sie sich die PIN Ihrer Firmen-Tankkarte gut ein und bewahren Sie diese niemals zusammen mit der Karte im Fahrzeug auf. - Falschen Kilometerstand eingeben.
Viele Tankkarten fordern beim Bezahlen die Eingabe des aktuellen Kilometerstands. Fehlerhafte Angaben oder grobe Schätzungen verfälschen die Verbrauchsauswertung und erschweren eine saubere Flottenanalyse.
Tipp: Lesen Sie den genauen Kilometerstand vor dem Aussteigen vom Tacho ab. - Die falsche Karte nutzen.
Tank- und Ladekarten sind meist an das Kennzeichen gebunden. Wer verschiedene Poolfahrzeuge nutzt und versehentlich die Karte eines anderen Wagens zückt, sorgt für Chaos: Die Zahlung geht durch, aber Kosten und Kilometerstände landen beim falschen Fahrzeug.
Tipp: Prüfen Sie vor dem Bezahlen daher immer, ob das Kennzeichen auf der Karte stimmt.
Ganz einfach Laden und Tanken dank der Charge&Fuel Card.
Damit Ihre Fahrer ihre Dienstfahrzeuge unterwegs laden und tanken können, bietet die Charge&Fuel Card bargeldloses Laden an rund einer Million Ladepunkten in 28 europäischen Ländern und das Tanken an über 23.000 Tankstellen.
Zur Charge&Fuel Card
Tipps zur Tankkarten-Nutzung: So sichern Sie sich zusätzlich ab.
Den meisten dieser häufigen Fehler kommt man mit einem Blick in die eigenen Vertragsunterlagen zuvor. Ob im Arbeitsvertrag, im Dienstwagenüberlassungsvertrag oder einer ergänzenden Richtlinie: Hier ist klar festlegt, was erlaubt ist, um Fahrer und Arbeitgeber bzw. Fuhrparkmanagement rechtlich abzusichern. Wer außerdem die eigenen Buchungen gelegentlich überprüft, erkennt Unstimmigkeiten früh.
Diese drei weiteren Tipps sichern Sie zusätzlich ab:
- Speichern Sie die Notfall-Hotline für Kartensperrungen direkt in Ihren Kontakten.
- Legen Sie die vertraglichen Unterlagen zur Dienstwagennutzung als PDF auf dem Smartphone ab.
- Nutzen Sie die App Ihres Kartenanbieters, um freigegebene Tankstellen und Ladesäulen schnell zu finden.
