Handy getrennt, Daten noch da? Das sollten Sie vor der Dienstwagenrückgabe prüfen.
Datencheck im Dienstwagen auf einen Blick:
- Lokale Datenspuren: Prüfen Sie gespeicherte Kontakte, Navigationsziele, Nutzerprofile und gekoppelte Geräte.
- Verbundene Dienste: Kontrollieren Sie auch Apps und Online-Dienste, die Daten außerhalb des Fahrzeugs verarbeiten können.
- Dienst- oder Privathandy: Beachten Sie die jeweiligen Regelungen Ihres Arbeitgebers.
Bei der Rückgabe oft vergessen: Das digitale Handschuhfach.
Handschuhfach leer, Innenraum sauber – der Dienstwagen ist bereit für die Rückgabe. Doch was bleibt im Infotainment-System zurück? Wenn Sie Ihr Smartphone über Bluetooth, Apple CarPlay oder Android Auto verbinden, können persönliche Daten, Nutzerprofile und Geräteverknüpfungen im Fahrzeug gespeichert werden.
Denken Sie deshalb bei der Rückgabe nicht nur an Schlüssel und persönliche Gegenstände. Kontrollieren Sie auch das Infotainment-System und die verbundenen Dienste.
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Fuhrpark-Services entdeckenWelche Datenspuren zurückbleiben können.
Je nach Fahrzeugmodell, Ausstattung und erteilten Freigaben können beispielsweise gekoppelte Smartphones, Kontakte, Anruflisten, gespeicherte Navigationsziele, Favoriten und persönliche Nutzerprofile gespeichert sein. Auch Fahrzeug-Apps oder Online-Dienste können mit Ihrem Benutzerkonto verknüpft bleiben.
Ob Fahrzeugeigentümer, Leasinggeber, Leasingnehmer beziehungsweise Arbeitgeber, Fahrzeughersteller, Mobilfunkanbieter oder App-Anbieter Daten verarbeiten oder darauf zugreifen können, hängt von der jeweiligen technischen und vertraglichen Konstellation ab.
Diensthandy oder Privathandy: Welche betrieblichen Vorgaben Sie beachten sollten.
Beachten Sie bei einem Diensthandy die Vorgaben Ihres Arbeitgebers, beispielsweise aus der Dienstwagenrichtlinie oder den Regelungen für dienstliche Geräte.
Verbinden Sie ein privates Smartphone nur dann dienstlich mit dem Fahrzeug, wenn Ihr Arbeitgeber dies erlaubt und eine entsprechende Bring-your-own-Device-Regelung besteht. Diese regelt die dienstliche Nutzung privater Geräte und die Trennung geschäftlicher und privater Daten.
So prüfen Sie Ihre Daten vor der Rückgabe.
- Trennen Sie Konten und Apps: Melden Sie sich aus persönlichen Konten und Online-Diensten ab. Entfernen Sie die Fahrzeugverknüpfung gegebenenfalls auch in der jeweiligen App.
- Entfernen Sie lokale Daten: Prüfen Sie, ob die Betriebsanleitung ein Zurücksetzen des Infotainment-Systems vorsieht und Ihr Unternehmen dem zustimmt. Entfernt der Vorgang die lokalen Nutzer- und Verbindungsdaten, kann er das einzelne Löschen ersetzen. Löschen Sie andernfalls gekoppelte Geräte, Nutzerprofile, Kontakte, Favoriten und Navigationsziele manuell.
- Löschen Sie die Verbindung auf dem Smartphone: Entfernen Sie das Fahrzeug zusätzlich aus den Bluetooth-, Apple-CarPlay- oder Android-Auto-Einstellungen.
- Berücksichtigen Sie externe Daten: Ein Zurücksetzen des Fahrzeugs löscht nicht automatisch bereits an Apps oder Online-Dienste übermittelte Daten. Nutzen Sie dafür die Einstellungen und Löschmöglichkeiten des jeweiligen Anbieters.
- Kontrollieren Sie das Ergebnis: Prüfen Sie abschließend, ob persönliche Profile, Inhalte und Verknüpfungen entfernt wurden. Beachten Sie dabei den Rückgabeprozess Ihres Unternehmens.
So verankern Arbeitgeber und Fuhrparkmanager den Datenschutz im Rückgabeprozess.
Informieren Sie als Arbeitgeber jeden Dienstwagenfahrer vor der Fahrzeugüberlassung darüber, welche personenbezogenen Daten für das Unternehmen oder für Dritte zugänglich werden können. Unterscheiden Sie dabei zwischen Diensthandys und privaten Smartphones.
Nehmen Sie als Fuhrparkmanager die Datenprüfung in das Rückgabeprotokoll auf und legen Sie fest, wer sie durchführt. Entfernen Sie personenbezogene Daten ehemaliger Fahrer möglichst vollständig, um weitere datenschutzrechtliche Pflichten für das Unternehmen zu vermeiden.
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