Dienstwagen im Detail: 5 Klauseln in der Car Policy, die Fahrer kennen sollten.
Car-Policy-Klauseln auf einen Blick:
- Ihre vertraglichen Vereinbarungen – wie Ihr individueller Überlassungsvertrag und ggfs. die Car Policy – regeln die Alltagsnutzung Ihres Dienstwagens.
- Verstöße können zu teuren Nachzahlungen und arbeitsrechtlichen Konsequenzen führen.
- 5 typische Stolperfallen beim Dienstwagen: Privatnutzung durch Dritte, Auslandsfahrten, Umbauten, Pflegepflichten und Tiermitnahme.
Warum ein genauer Blick in Ihre Vertragsunterlagen entscheidend ist.
Ein neuer Dienstwagen ist ein großartiger Benefit. Ist das Wunschmodell gefunden und die Versteuerung geklärt, sollten Sie Ihre vertragsrechtlichen Unterlagen jedoch nicht einfach abheften. Denn: Ihr Arbeits- oder Dienstwagenüberlassungsvertrag sowie eine evtl. vereinbarte Car Policy bilden den Leitfaden für die Pflichten rund um Ihr Fahrzeug.
Wer diese „Spielregeln“ kennt, fährt nicht nur im Alltag deutlich entspannter. So können Sie auch unerwartete Kosten vermeiden und arbeitsrechtliche Konflikte umgehen, die aus einem Vertragsverstoß resultieren können – etwa bei Unfällen mit dem Dienstwagen im Ausland oder bei der Fahrzeugrückgabe.
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Zum Dienstwagenrechner1. Nutzung durch Dritte: Wer darf mit dem Dienstwagen fahren?
Darf der Partner das Auto für den Wocheneinkauf nutzen oder ein Freund es sich für den Umzug leihen? Ihre vertragliche Vereinbarung oder ggfs. die Car Policy regelt, wer mit dem Dienstwagen fahren darf.
- Meist dürfen Sie und im selben Haushalt lebende Personen den Dienstwagen nutzen.
- Achtung: Fahren Unbefugte mit Ihrem Dienstwagen, drohen nicht nur Leistungskürzungen bei der Versicherung. Sie begehen damit auch einen Vertragsbruch gegenüber Ihrem Arbeitgeber, für den Sie voll haften.
2. Dienstwagen-Reisen: Welche Regelungen gelten für Fahrten ins Ausland?
Ist der spontane Trip nach Süditalien oder die Tour durch Osteuropa wirklich erlaubt? Die gute Nachricht: Die Richtlinie vieler Unternehmen gestattet Fahrten in EU-Länder. Für Nicht-EU-Länder bedarf es hingegen oft einer gesonderten Freigabe.
Ist die Reise mit dem Dienstwagen genehmigt, sollten Sie folgende Dokumente mitführen:
- die internationale Versicherungskarte (früher „Grüne Karte“)
- eine offizielle Fahrervollmacht (Nutzungsbestätigung) des Halters (Ihr Unternehmen)
Vorsicht: Wer ohne Freigabe in nicht autorisierte Länder reist, riskiert eine arbeitsrechtliche Abmahnung. Fehlt für dieses Land die versicherungsrechtliche Deckung, haften Sie bei einem Unfall selbst, was hohe private Kosten nach sich ziehen kann.
3. Umbauten und Veränderungen am Dienstwagen – was ist erlaubt?
Ihr Dienstwagen ist Eigentum Ihres Arbeitgebers oder der Leasinggesellschaft. Umbauten und Veränderungen sind ohne Genehmigung fast immer untersagt. Darunter fallen u. a. bauliche Änderungen wie die Installation einer Anhängerkupplung oder das Tönen der Scheiben. Auch kleine Anpassungen wie das Anbringen von Aufklebern können vertraglich eingeschränkt sein.
Nutzen Sie daher lieber entfernbares Zubehör – z. B. Sitzschonbezüge oder Halterungen mit Saugnäpfen.
| Hinweis: Eigenmächtige Umbauten gelten rechtlich als Eingriff in fremdes Eigentum. Sie riskieren arbeitsrechtliche Konsequenzen und müssen die Änderungen vor der Rückgabe professionell und auf Ihre Kosten wieder entfernen lassen. |
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4. Pflege des Dienstwagens: Welche Pflichten gibt es?
Fahrzeugpflege bedeutet mehr als nur die regelmäßige Fahrt mit dem Dienstwagen durch die Waschanlage. Der Dienstwagenüberlassungsvertrag definiert eine Sorgfaltspflicht für Sie als Fahrer, um Schäden durch Verschleiß und Nachlässigkeit zu vermeiden. Dazu gehört:
- die regelmäßige Kontrolle von Reifendruck, Öl und Kühlwasser
- die strikte Einhaltung der vorgegebenen Serviceintervalle
- das Vermeiden von Verschmutzungen – inklusive Rauchverbot
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Zu Wartung & Verschleiß5. Tiere: Was gilt bei der Mitnahme von Tieren im Dienstwagen?
Ob der Familienhund oder andere Haustiere im Dienstwagen mitfahren dürfen, ist häufig unklar. Ist im Vertrag nichts dazu vermerkt, fragen Sie proaktiv bei Ihrer Fuhrparkverwaltung nach. Viele Vereinbarungen oder Car Policies untersagen die Mitnahme von Tieren generell. Ist der Transport gestattet, beachten Sie:
- Tiere gelten laut StVO als Ladung und müssen zwingend gesichert sein (z. B. Transportbox, spezieller Gurt).
- Die Spezialreinigung von Tierhaaren, Gerüchen oder Verschmutzungen zahlen meist Sie als Fahrer.
So können Sie sich als Fahrer absichern.
Ein kurzer Check sorgt für Sicherheit: Prüfen Sie Ihre vertraglichen Unterlagen – den Überlassungsvertrag und (falls vereinbart) die Car Policy – gezielt auf Themen wie Privatnutzung, Auslandsfahrten und Fahrzeugpflege. Speichern Sie diese Dokumente am besten auf Ihrem Smartphone, um jederzeit nachschlagen zu können.
Nicht zuletzt: Klären Sie offene Fragen direkt mit Ihrem Arbeitgeber oder Fuhrparkmanager, um teure Überraschungen unterwegs oder bei der Rückgabe zu vermeiden.
