Budgetplanung 2027: Wie Sie die TCO-Entwicklung Ihrer Flotte realistisch prognostizieren.
Budgetplanung 2027 auf einen Blick:
- Trennen Sie bei Ihrer TCO-Analyse klar zwischen internen Kosten und externen Marktfaktoren.
- Arbeiten Sie mit konkreten Annahmen und berechnen Sie darauf basierend jeweils ein optimistisches, ein realistisches und ein pessimistisches Szenario.
- Betrachten Sie Ihr Budget als flexibles Steuerungsinstrument, das Sie regelmäßig an neue Entwicklungen anpassen.
Welche Kosten aus dem Fuhrpark dienen als Grundlage für die Prognose?
Aaron Bongers, Leiter der Region Nord im Großkundenvertrieb Deutschland bei VW Financial Services, beobachtet in seiner täglichen Praxis, dass noch viel zu häufig nur auf den Anschaffungspreis neuer Flottenfahrzeuge geachtet werde. Eine mögliche Ersparnis im Einstandspreis werde jedoch schnell durch unpräzise Prozesse im laufenden Betrieb egalisiert.
„Die daraus resultierenden Mehraufwände sind in der Regel ungeplant, weil unvorhergesehen“, so der Experte.
Die Mobilitätsbedarfe einer Flotte seien so individuell wie die Unternehmen selbst, gibt Bongers zu bedenken. Daher müsse neben der Anschaffung unbedingt der Betrieb, also das tatsächliche Einsatz- und Nutzungsverhalten, sehr gut geplant oder realistisch gesteuert werden. Antriebsart, Fahrprofil und Einsatzzweck seien Parameter, die entscheidende Kostenunterschiede im Unterhalt bedeuten und das Ergebnis der TCO-Analyse massiv beeinflussen. Wichtige Kennzahlen für Ihre interne Prognose sind:
Schauen Sie sich zunächst die aktuellen und vergangenen Kosten Ihres Fuhrparks an, um die größten Hebel zu identifizieren. Wichtige Kennzahlen sind:
- Leasingraten oder Fahrzeuganschaffungskosten
- Restwerte
- Versicherungskosten und die eigene Schadenquote
- Fahrleistung der Fahrzeuge
- Wartungs- und Reparaturhistorie
Wichtig: Bei der Budgetplanung sollte berücksichtigt werden, welche Kostenpositionen tatsächlich von Preissteigerungen betroffen sein können. Dazu zählen beispielsweise Ersatzteile, Wartungsleistungen oder Versicherungsprämien. Bereits vertraglich festgelegte Leasingraten bleiben dagegen grundsätzlich von der allgemeinen Preisentwicklung unberührt, sofern der Vertrag keine entsprechende Anpassung vorsieht.
Welche externen Marktfaktoren beeinflussen Ihr Budget für 2027?
Neben Ihren eigenen Fuhrparkdaten bestimmen externe Entwicklungen Ihr Budget maßgeblich. Diese lassen sich nicht direkt kontrollieren, haben aber einen massiven Einfluss auf die Gesamtbetriebskosten (TCO).
Ein gutes Beispiel ist das aktuelle Weltgeschehen: Geopolitische Krisen oder Engpässe an wichtigen Handelsrouten wie der Straße von Hormus treiben die Spritpreise für Verbrenner oft unerwartet in die Höhe. Hatten Sie solche plötzlichen Preissprünge an der Zapfsäule in Ihrem aktuellen Budget eingeplant?
„Aus aktuellem Anlass sind es ganz besonders die Betriebskosten – konkret: die sprunghaft gestiegenen Kosten für Benzin oder Diesel –, die im Fokus stehen.“
Genau deshalb ist die Planung in flexiblen Szenarien heute so wichtig. Achten Sie bei Ihrer Prognose besonders auf diese Faktoren:
- Fahrzeugpreise und Betriebskosten: Veränderungen bei Hersteller-Listenpreisen sowie bei den tatsächlichen Marktpreisen für Fahrzeuge können bei neu abzuschließenden Leasingverträgen eine Rolle spielen. Auch die Kosten für Ersatzteile und Services können sich verändern und damit künftige Wartungs- und Reparaturkosten beeinflussen.
- Kraftstoff- und Energiekosten: Beeinflusst durch die geopolitische Lage, den CO₂-Preis und den Ausbau der Ladeinfrastruktur.
- Steuern und Abgaben: Mögliche Änderungen bei der Kfz-Steuer oder der Wegfall bzw. die Anpassung von Förderungen.
Wichtig: Externe Kostenfaktoren sind unterschiedlich gut planbar. Steuerliche Änderungen oder bereits beschlossene Abgaben lassen sich vergleichsweise konkret berücksichtigen, während sich Kraftstoff- und Energiepreise deutlich schwerer prognostizieren lassen. Für 2027 sollten Fuhrparkmanager insbesondere die weitere CO₂-Bepreisung im Blick behalten: Der Übergang vom deutschen nationalen Emissionshandel zum europäischen ETS2 beeinflusst künftig auch den Verkehrssektor und kann sich auf die Kosten fossiler Kraftstoffe auswirken. Die konkrete Ausgestaltung für 2027 sollte deshalb anhand des jeweils aktuellen Rechtsstands in die Planung einfließen.
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Zur Charge&Fuel CardDaten erfassen und Prognose ableiten: So gelingt es Ihnen.
Die Basis für eine treffsichere Prognose ist die saubere Dokumentation Ihrer bestehenden Daten. Die folgende Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Kosten dokumentieren und schrittweise eine Planung für 2027 entwickeln.
- Das Basis-Budget aus Ihren internen Daten erstellen.
✓ Fixkosten fortschreiben: Dokumentieren Sie alle Fixkosten (z. B. Leasingraten, Versicherungen, Steuern) und passen Sie diese an, falls bereits bekannte Preisänderungen in 2027 vorliegen (z. B. eine angekündigte Beitragserhöhung Ihrer Versicherung).
✓ Variable Kosten prognostizieren: Ermitteln Sie die durchschnittlichen variablen Kosten (z. B. für Wartung und Reparaturen) pro Fahrzeug oder pro Kilometer. Multiplizieren Sie diesen Wert dann mit Ihrem geplanten Fahrzeugbestand und der erwarteten Kilometerleistung für 2027.
✓ Bekannte Änderungen einplanen: Passen Sie diese Rohplanung nun an alle internen Veränderungen an, die für 2027 bereits feststehen. Das können neue Fahrzeuge, auslaufende Leasingverträge oder geänderte Nutzungsvereinbarungen mit Mitarbeitern sein.
✓ Inflation berücksichtigen: Preisentwicklung differenziert berücksichtigen: Prüfen Sie zunächst, welche Kostenpositionen 2027 tatsächlich von Preissteigerungen betroffen sein können. Bei bestehenden Leasingverträgen bleiben vereinbarte Leasingraten in der Regel unverändert, während etwa Wartung, Reparaturen, Versicherungen oder neu abzuschließende Verträge Preisänderungen unterliegen können. Für diese variablen Kosten können aktuelle Inflations- und Wirtschaftsprognosen offizieller Institutionen (z. B. der Europäischen Zentralbank oder der Bundesbank) als Orientierung für die Szenarioplanung dienen. - Szenarien für externe Risiken entwickeln.
Auf dieser Basis berechnen Sie verschiedene Szenarien (optimistisch, realistisch und pessimistisch). Eine Budgetplanung in drei Szenarien eröffne der Fuhrparkleitung und der Geschäftsführung eines Unternehmens die Möglichkeit zur offenen Diskussion, betont Aaron Bongers.
„Entscheidungen werden weniger einzelfallabhängig und faktenbasierter vorbereitet. Die Transparenz für echte Kostentreiber steigt und potenzielle Budgetrisiken werden besser identifiziert“, erklärt der Vertriebsleiter Region Nord.
Diese Erkenntnisse könnten laut dem Experten auch Treiber für Investitionen sein, wie beispielsweise bei der Antriebswende hin zur Elektromobilität.
· Optimistisches Szenario: Die Untergrenze Ihrer möglichen Ausgaben
· Realistisches Szenario: Die wahrscheinlichste Entwicklung
· Pessimistisches Szenario: Die Obergrenze Ihrer möglichen Ausgaben - Eine flexible Budgetspanne festlegen.
Das Ergebnis Ihrer Planung ist eine Budgetspanne, in der Unsicherheiten bereits berücksichtigt sind.
Ein konkretes Beispiel:
· Ihr optimistisches Szenario ergibt Kosten von 1,20 Mio. €.
· Ihr realistisches Szenario liegt bei 1,28 Mio. €.
· Ihr pessimistisches Szenario landet bei 1,35 Mio. €.
Mit diesen Ergebnissen können Sie nun eine beispielhafte Budgetspanne von 1,20 bis 1,35 Mio. € beantragen.
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Online-Systeme entdeckenMit Weitsicht planen, sicher durch 2027 steuern.
Budgetplanung bedeutet heute mehr, als nur die Zahlen des Vorjahres zu übernehmen.
Den passenden Geheimtipp für die nächste Planung liefert der Experte gleich mit: Die Fuhrparkberater in den Großkundenleistungszentren der Handelspartner stellten eine zuverlässige Anlaufstelle für Fuhrparkleiter und Entscheider sicher.
„Hier erhalten sie umfangreiche Informationen weit über den reinen Einstandspreis neuer Fahrzeuge hinaus“, erklärt Bongers.
Sein Rat: Fuhrparkverantwortliche sollten sich frühzeitig einen Beratungstermin sichern. So schaffen sie nicht nur mehr Planungssicherheit und Flexibilität für das Jahr 2027, sondern stärken zugleich die strategische Weitsicht im Unternehmen.
Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Die Inhalte veranschaulichen beispielhaft, wie eine Budgetplanung gestaltet werden kann. Bei individuellen rechtlichen oder steuerlichen Fragestellungen wenden Sie sich bitte an entsprechend hierzu befugte Rechtsanwälte bzw. Steuerberater.
