Mit Schadenmanagement den Fuhrpark optimieren.
Noch nie war so viel zu tun im Fuhrpark! Die Digitalisierung und die Umstellung auf alternative Antriebe sind nur zwei Beispiele für die wichtigen Aufgaben, denen Flottenverantwortliche heute ihre Aufmerksamkeit widmen sollten. Doch dem steht leider oft kleinteilige Administration im Weg, die interne Ressourcen stark beansprucht. Ein professionelles Schadenmanagement bietet die Lösung: Indem Fuhrparkleiter die zeitintensive Abwicklung von Schäden auslagern, räumen sie Zeit für andere wichtige Entscheidungen frei. Sebastian Gradtke, Produktmanager Schadenmanagement der Volkswagen Leasing GmbH, erklärt die Vorteile der Dienstleistung.
Herr Gradtke, warum ist eine komfortable Schadenabwicklung für Fuhrparkleiter eigentlich so wichtig?
Unfallschäden bedeuten für die Fuhrparkleitung einen wiederkehrenden Arbeitsaufwand, der etwa 30 Prozent des Tagesgeschäfts einnimmt. Deshalb gibt es großen Bedarf für ausgelagertes Schadenmanagement. Je größer die Flotte, desto notwendiger wird ein professioneller Partner. Die Fuhrparkleiter brauchen die Zeit für andere Dinge, wie etwa Controlling, Führerscheinkontrollen, Wartung, Kraftstoffmanagement und anderes. Auch die Fahrzeugbeschaffung ist aktuell sehr zeitintensiv. Dazu kommen die Herausforderungen der neuen Mobilität: Fuhrparkleiter müssen sich um die Elektrifizierung und die Digitalisierung ihres Fuhrparks kümmern und die Flotte zukunftsfit machen. Indem sie das Schadenmanagement auslagern, können sie sich die Zeit dafür freiräumen.
Was umfasst die Dienstleistung Schadenmanagement?
Wir haben vier Bausteine: Es beginnt mit der Notfallhilfe, die rund um die Uhr erreichbar ist. Bei der Hotline können die Fahrer einen Schaden melden und erhalten Unterstützung bei der Pannenhilfe, beim Abschleppen und bei der Organisation eines Mietwagens. Das ist ein wichtiger Bestandteil, um die Fuhrparkleitung zu entlasten, denn die Fahrer kommen so bei einem Unfall auch außerhalb der Anwesenheitszeiten der Fuhrparkleitung weiter.
Der zweite Baustein betrifft die komplette Schadenabwicklung von Anfang bis Ende. Das heißt, wir kümmern uns um die Reparatur bei einem der zahlreichen Handels- und Kooperationspartner des Volkswagen Konzerns, verauslagen unfallbedingte Reparaturkosten und setzen gegebenenfalls Ansprüche gegenüber Dritten durch.1Dafür beauftragen wir Gutachter und schalten notfalls auch Rechtsanwälte ein.
Drittens: Das Echtzeit-Schadenreporting, das wir in unserem Controlling And Reporting System FleetCARS2darstellen. Wer einen Volkswagen Leasing Fuhrpark hat, kennt dieses Tool bereits. Es wird ständig weiterentwickelt und um nützliche Services ergänzt. Darin findet man immer den aktuellen Status des Vorgangs sowie die digitale Schadenakte mit detaillierter Übersicht und allen Dokumenten, wie zum Beispiel Gutachten, Fotos oder Rechnungen.
Der vierte Baustein ist eine direkte Durchwahlnummer für Rückfragen aller Art. Wir sitzen somit „virtuell“ im Büro der Fuhrparkleitung und reduzieren den administrativen Aufwand gemäß den genauen Anforderungen vor Ort. Die Ansprechpartner der personalisierten Schadenbearbeitung greifen in ihrer Funktion als „Kümmerer“ aktiv in den Abwicklungsprozess ein. Das heißt, wenn es irgendwo zum Verzug kommt, nehmen wir Kontakt zu Werkstätten, Versicherungen, Mietwagenfirmen und sonstigen Beteiligten auf. Damit das alles reibungslos funktioniert, findet bei Vertragsabschluss ein Implementierungsgespräch statt, in dem sämtliche Präferenzen und Wünsche unserer Kunden aufgenommen werden.
Schadenmanagement für Flottenkunden.
Mit der Dienstleistung Schadenmanagement unterstützen wir Sie bei einem Unfall mit einer unkomplizierten Schadenabwicklung, leisten aktive Soforthilfe am Unfallort und entlasten Sie bei der Schadenbearbeitung.
Zum SchadenmanagementWas passiert mit Fahrzeugen, die nicht über die Volkswagen Leasing geleast werden?
Selbstverständlich bieten wir unser Schadenmanagement nicht nur für Fahrzeuge an, die über die Volkswagen Leasing geleast werden, sondern für den kompletten Fuhrpark inklusive Fremdfabrikate und Eigentumsfahrzeuge. Alle Schäden werden gleichberechtigt abgewickelt und tauchen auch sofort im Reporting in FleetCARS auf.
Wie helfen die Kümmerer genau?
Die Kümmerer sind persönliche Ansprechpartner für die Fahrer – bei Schaden, Unfall oder Panne. Auch die Fuhrparkleitung hat ihre direkte Durchwahl in die Schadenabwicklung und über die personalisierte Bearbeitung einen direkten Ansprechpartner, der die Vorgänge und anfallenden Aufgaben jederzeit im Blick hat. Die Schadenabwicklung wird so für alle Beteiligten vollständig transparent.
Wie läuft ein typischer Schadenprozess ab?
Wenn ein Fahrer einen Unfall mit dem Firmenwagen hat oder mit einer Panne auf der Straße liegen bleibt, ruft er unsere Notfallhilfe an. Die nimmt die Daten auf und wickelt den Prozess gemäß den Vorgaben, die im Implementierungsgespräch festgelegt wurden, schnellstmöglich ab. Die Notfallhilfe weiß sofort, welche Werkstätten in Frage kommen, wer das Fahrzeug abschleppen soll und wo ein Mietfahrzeug zu organisieren ist. Es folgt die Beauftragung der Werkstatt, die den Schaden repariert. Die Kümmerer betreuen den ganzen Prozess von Anfang an und greifen bei Bedarf proaktiv ein. Dazu gehört etwa die Korrespondenz mit Werkstätten und Versicherern sowie die Beauftragung von Gutachtern und Rechtsanwälten. Wenn das Fahrzeug fahrbereit ist, steht es natürlich dem Fahrer weiterhin frei, die Schadenmeldung sowie Reparatur auch in einer Werkstatt seiner Wahl vorzunehmen. Die Notfallhilfe-Hotline hilft aber auf jeden Fall.
Was passiert bei einem Schaden im Ausland?
Der Prozess bleibt im Grunde gleich: Die Notfallhilfe ist auch im Ausland bestens vernetzt und beauftragt lokale Konzern-Werkstätten, Abschleppdienste und Mietwagenfirmen. Unsere Kümmerer sind ein internationales Team, das sich mit den ausländischen Ansprechpartnern auseinandersetzt und abstimmt. Die Fahrer müssen somit grundsätzlich vor Ort keine Zahlungen leisten und der ganze Prozess wird dann über die Volkswagen Leasing GmbH in Braunschweig abgewickelt.
Welche Unternehmen können die Dienstleistung abschließen?
Wir bieten das Produkt exklusiv für Flottenkunden an, Privatkunden und gewerbliche Einzelabnehmer sind davon ausgeschlossen. Es wird aber auch erst ab einer bestimmten Fuhrparkgröße interessant. Frequenzschäden und spezielle Schäden, für die man Experten braucht, müssen in so großem Umfang gegeben sein, dass sich die Dienstleistung lohnt. Flotten, die sich im ganzen Bundesgebiet sowie im Ausland bewegen, können von unserem Schadenmanagement enorm profitieren.
Wie werden Flottenkunden durch ausgelagertes Schadenmanagement entlastet?
Indem der komplette administrative Aufwand vom Schadenzeitpunkt bis zum Abschluss an uns abgegeben wird, können Flottenkunden wichtige Ressourcen auf andere Projekte im Fuhrpark lenken. Im Idealfall ist der Fahrer mit Ersatzmobilität schnell wieder unterwegs. Alles rund um die Reparatur und deren Abwicklung wird übernommen. Bei Erfolgsaussicht schalten wir Rechtsanwälte ein, um notfalls auch gerichtlich gegen Dritte vorzugehen und Ansprüche des Kunden durchzusetzen. Bei Bedarf erhalten die Beteiligten von ihrem persönlichen Ansprechpartner natürlich jederzeit alle Informationen.
FleetCARS ist beim Schadenmanagement obligatorisch. Was ist der Vorteil daran?
Mit FleetCARS, dem bekannten Reporting-Tool für Flotten, bekommt man bei Abschluss der Dienstleistung direkten Einblick in die digitale Schadenakte. Das Portal gibt eine Übersicht aller angefallenen Schäden und dokumentiert jede Statusänderung in Echtzeit. Jeder Vorgang ist für alle Beteiligten zu jeder Zeit vollständig transparent.
Sie möchten mehr über unser professionelles Schadenmanagement erfahren? Dann kontaktieren Sie uns! Wir beraten Sie gerne umfassend und unverbindlich.
