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  • 19.01.2023
  • 9 Minuten

Kommunikation im Team verbessern: So geht’s.

Eine funktionierende und rege Kommunikation im Team ist für Unternehmen, ihre Mitarbeiter und Kunden von großer Bedeutung und findet auf zahlreichen Ebenen statt: Von Meetings zum Status eines Projekts über E-Mails, Chats und Textdokumente bis hin zum informellen Gespräch an der Kaffeemaschine tauschen Teams und ihre Mitglieder täglich über verschiedene Kanäle eine Flut an Informationen aus. Dieser Informationsaustausch hat zum Ziel, Aufgaben sinnvoll zu verteilen und zu erledigen, Probleme zu lösen, eine konstruktive Teamkultur zu fördern und Führungskräfte sowie Kunden zufriedenzustellen. Teamkommunikation verläuft jedoch nicht immer nach klaren Regeln – fehlende oder mangelhafte Kommunikation können zu Missverständnissen und Konflikten führen und die Arbeit beeinträchtigen. Wie Sie die Kommunikation im Team verbessern und welche Kommunikationsmodelle Ihnen dabei helfen, erfahren Sie hier.

Warum ist Kommunikation im Team wichtig? 

Kommunikation im Team ist deshalb so wichtig, da sie folgende Funktionen erfüllt:

  • Aufgaben verteilen
  • Zusammenarbeit erleichtern
  • Probleme frühzeitig erkennen und lösen
  • Wichtige Informationen weitergeben
  • Ziele festlegen
  • Missverständnisse ausräumen
  • Sozialen Zusammenhalt fördern

Der Austausch mit Kollegen bringt Projekte voran, führt das Unternehmen zum Erfolg und erfüllt gleichzeitig einen sozialen Zweck: So kann Kommunikation die Stimmung im Team verbessern, den Zusammenhalt unter Kollegen stärken und zahlt dadurch auch auf die Mitarbeiterbindung und die Bildung eines guten Teams ein.

Verläuft die Teamkommunikation jedoch nicht ideal, macht sich dies sehr schnell durch Probleme bemerkbar. Findet zu wenig Kommunikation statt, werden Aufgaben womöglich doppelt oder gar nicht erledigt und die Teammitglieder haben keinen guten Draht zueinander. Aber auch, wenn die Kommunikation an sich umfangreich ist, besteht Konfliktpotenzial: Informationen können missverstanden oder falsch interpretiert werden oder kommen gar nicht erst beim Gegenüber an.

Kommunikation im Team: Modelle.

Damit solche Missverständnisse und Probleme in der Teamkommunikation möglichst nicht auftreten, ist es hilfreich, verschiedene Kommunikationsmodelle zu kennen. Dazu stellen wir Ihnen im Folgenden einige interessante Modelle vor.

Die fünf Axiome nach Watzlawick.

Eines der bekanntesten Kommunikationsmodelle geht auf den Kommunikationswissenschaftler Paul Watzlawick zurück. Er entwickelte mit Blick auf Kommunikation fünf Axiome: 

  1. „Du kannst nicht nicht kommunizieren.“
     
    Selbst wenn ein Teammitglied im Meeting nichts sagt und sich nicht an einer Diskussion beteiligt, sendet dies eine Botschaft an das restliche Team. Die anderen Teammitglieder könnten interpretieren, dass der betreffende Mitarbeiter unaufmerksam oder desinteressiert ist, keine Meinung zum konkreten Thema hat oder zu schüchtern ist, um sich selbst zu äußern. Ob diese Interpretationen der Wahrheit entsprechen, sei dahingestellt. Fakt ist jedoch, dass sich auch vermeintliche Nicht-Kommunikation auf die Umwelt auswirkt.
  2. „Jede Kommunikation hat einen Inhalts- und einen Beziehungsaspekt.“
     
    Das bedeutet, dass mit jeder Äußerung zum einen eine Information, sprich ein Inhalt, übermittelt wird. Gleichzeitig wird die Kommunikation je nach Beziehung zwischen Sender und Empfänger jedoch auch unterschiedlich interpretiert. Fragt zum Beispiel die Führungskraft eines Teams „Ist der Abschlussbericht schon fertig?“, erkundigt er oder sie sich auf der inhaltlichen Ebene nach dem Status des Berichts. Ist die Beziehung zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter konfliktbelastet, versteht Letzterer die Frage womöglich als versteckten Vorwurf und fühlt sich unter Druck gesetzt, den Bericht schnell fertigzustellen. Ist die Beziehung zwischen beiden jedoch entspannt und positiv besetzt, versteht der Mitarbeiter sie eher als reines Informationsgesuch ohne kritischen Unterton.
  3. „Kommunikation ist immer Ursache und Wirkung.“
     
    Kommunikation ist in der Regel Teil eines Kreislaufs: Die Äußerung eines Senders wirkt sich auf den Empfänger aus, der seinerseits mit einer Äußerung reagiert. Diese entfaltet eine Wirkung auf den ursprünglichen Sender, sodass sich die Kommunikation weiter fortsetzt. Hinter jeder Art von Kommunikation steckt so eine Ursache, während sie gleichzeitig auch Auswirkungen nach sich zieht. Übt ein Teammitglied Kritik am Kollegen, reagiert dieser womöglich verletzt und lässt sich ebenfalls zu einer kritischen Aussage hinreißen. Diese kränkt wiederum den anderen Kollegen, der mit einem weiteren Kritikpunkt nachlegt. So entspinnt sich schnell ein kreislaufmäßiges Streitgespräch, dessen Ursprung nach einiger Zeit nur noch schwer nachzuvollziehen ist und das in der Regel zu keinem produktiven Ergebnis führt.
  4. „Menschliche Kommunikation bedient sich analoger und digitaler Modalitäten.“
     
    Digital beschreibt in diesem Kontext den verbal oder schriftlich mitgeteilten Inhalt einer Aussage. Analoge Modalitäten beziehen sich auf den Interpretationsspielraum, der zum Beispiel durch nonverbale Elemente wie Gestik, Mimik, Tonfall oder Satzzeichen hinzukommt. Kommt ein Teammitglied mit niedergeschlagenem Gesichtsausdruck aus einem Meeting, können Sie aufgrund der analogen Signale interpretieren, dass das Treffen nicht von Erfolg gekrönt war. Sicher wissen Sie dies aber erst, wenn der Mitarbeiter Ihnen in digitaler Form zum Beispiel erzählt, dass die IT-Abteilung im Meeting mitgeteilt hat, dass die technische Lösung nicht wie gewünscht umsetzbar ist. Stimmen analoge und digitale Signale nicht überein, birgt dies Konfliktpotenzial: Lobt die Führungskraft die hervorragende Teamarbeit, behält dabei aber ein ernstes Gesicht und einen nüchternen Tonfall, kommen widersprüchliche Signale beim Team an: Sollen die Teammitglieder der digitalen Botschaft Glauben schenken oder bedeuten die analogen Signale, dass der Vorgesetzte das Lob nicht ernst meint? 
  5. „Kommunikation ist symmetrisch oder komplementär.“
     
    Das fünfte Axiom von Watzlawick beschreibt, dass Gesprächspartner in der Kommunikation unterschiedliche Rollen einnehmen können. Ist die Kommunikation symmetrisch, befinden sich die Gesprächspartner auf Augenhöhe – die ist zum Beispiel bei gleichgestellten Teammitgliedern der Fall. Komplementäre Kommunikation findet statt, wenn sich einer der Gesprächspartner auf einer anderen Ebene befindet – etwa bei Kommunikation zwischen einer Führungskraft und dem untergeordneten Mitarbeiter im Unternehmen. Konflikte können hier entstehen, wenn einer der beiden Gesprächspartner trotz gegenteiliger Situation symmetrisch oder komplementär kommunizieren will. Dies passiert zum Beispiel, wenn ein Teammitglied sich als etwas Besonderes im Team versteht und von oben herab mit dem Team kommuniziert. Oder ein Mitarbeiter erkennt die Führungskraft im Gespräch nicht als höherrangige Person an und versucht, symmetrisch zu kommunizieren – beispielsweise durch Verzicht auf Formalitäten wie das Siezen oder durch das Ignorieren von Arbeitsanweisungen. Solche Konflikte können auch entstehen, wenn sich Kommunikation von symmetrisch zu komplementär oder umgekehrt verändert, beispielsweise im Zuge einer Beförderung oder Herabstufung eines oder mehrerer Teammitglieder. 

Das Eisbergmodell der Kommunikation.

Das Eisbergmodell der Kommunikation geht auf den Psychoanalytiker Sigmund Freud zurück. Wie bei einem Eisberg finden auch in der Kommunikation viele Prozesse unter der Oberfläche statt. Basierend auf dieser Idee wird davon ausgegangen, dass nur etwa 20 Prozent der Kommunikation offensichtlich abläuft – beispielsweise als klarer Inhalt einer Äußerung. Hinzu kommen unter der Oberfläche, wie auch in Paul Watzlawicks Modell gesehen, zahlreiche Interpretationsmöglichkeiten, Beziehungsaspekte und Rollenverständnisse, die sich auf die Kommunikation und ihren Ablauf auswirken. Die persönliche Beziehung der Kommunikationspartner, ihr jeweiliges Vorwissen zur Person und zum Thema sowie ihre persönliche Situation beeinflussen die Kommunikation unterbewusst. So können selbst augenscheinlich einfache Absprachen sehr komplex sein und Missverständnisse sowie Konflikte nach sich ziehen. Das Wissen um das Eisbergmodell hilft Ihnen, in einer Kommunikationssituation die Perspektive zu wechseln, ihr Gegenüber und seinen Hintergrund wahrzunehmen und gezielt Fragen zu stellen, um unter die Oberfläche zu schauen und Aussagen richtig zu interpretieren.

Das Vier-Seiten-Modell nach Schulz von Thun.

Mehrere Dimensionen und Schichten von Kommunikation erkennt auch der Kommunikationspsychologe Friedemann Schulz von Thun an: Er entwickelte ein Vier-Seiten-Modell, das abbildet, inwiefern eine Nachricht auf vier verschiedene Arten beabsichtigt und gedeutet werden kann.

  1. Der Sachaspekt drückt aus, worüber eine Information gegeben wird. 
  2. Die Selbstaussage beschreibt, was die Nachricht über den Sender verrät. 
  3. Der Beziehungsaspekt gibt an, wie der Sprecher zum Empfänger steht. 
  4. Die Appellebene verrät, wozu der Empfänger veranlasst werden soll.

Schaut sich ein Kollege oder die Führungskraft Ihren Präsentationsentwurf an und sagt: „Um 16 Uhr muss die Präsentation fertig sein.“, können Sie das Ziel dieser Aussage unterschiedlich interpretieren. Der Sachaspekt des Satzes ist klar: Bis spätestens 16 Uhr soll die finale Version der Präsentation vorliegen. Die Selbstaussage könnte ein Hinweis darauf sein, dass Ihr Kollege unter Zeitdruck steht und die Präsentation schnell benötigt. Hinsichtlich des Beziehungsaspekts könnten Sie interpretieren, dass Ihr Kollege Ihnen mit dem Hinweis auf die Deadline helfen möchten, damit Sie diese nicht vergessen. Es könnte aber auch sein, dass er sich Ihnen überlegen und dazu befugt fühlt, Ihnen eine Deadline für Ihre Arbeit zu setzen und die Erfüllung der Aufgabe zu fordern. Die Appellebene der Äußerung ist wiederum klar: Sie sollen die Präsentation bis 16 Uhr fertigmachen. 


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Wie zeichnet sich eine erfolgreiche Kommunikation im Team aus? 

Wie diese Auswahl an Kommunikationsmodellen verdeutlicht, ist es gar nicht so einfach, in der Kommunikation genau die Botschaft herüberzubringen, die Sie beabsichtigen. Oder anders gesagt: Es ist erschreckend leicht, missverstanden zu werden. Sind Sie und Ihr Team sich jedoch der Tatsache bewusst, dass die beabsichtigte Nachricht auf Empfängerseite nicht immer deckungsgleich ankommt und das Ziel erreicht, können Sie erfolgreicher kommunizieren.

Erfolgreiche Kommunikation im Team zeichnet sich durch folgende Merkmale aus. Sie ist:

  • Umfangreich
  • Regelmäßig
  • Relevant
  • Respektvoll
  • Verständnisvoll
  • Ehrlich 
  • Empfängergerecht 

Teamkommunikation verbessern.

Die folgenden acht Tipps helfen Ihnen dabei, die Kommunikation und Kommunikationsfähigkeit im Team zu verbessern und die oben genannten Merkmale zu erreichen.

  1. Regelmäßige Meetings.
    Teamkommunikation wird in den meisten Fällen zum Problem, wenn sie nicht oder nur sporadisch stattfindet. Aus diesem Grund sollte die Kommunikation innerhalb eines Teams und Projekts möglichst umfangreich sein. Regelmäßige Termine mit dem gesamten Team, in Kleingruppen sowie Einzelgespräche zwischen Kollegen und zwischen Führungskraft und Mitarbeitern sollten fester Bestandteil des Alltags im Unternehmen sein. So bleiben alle Teammitglieder stets auf dem neuesten Stand, die Aufgaben im Team können klar verteilt, die Ziele festgelegt, offene Fragen zeitnah geklärt und alternative Pläne festgelegt werden.
  2. Teamkultur und Teamentwicklung stärken.
    Darüber hinaus sollte für erfolgreiche Teamkommunikation zwischendrin auch Zeit für persönliche und soziale Kommunikation bleiben. Natürlich sollte diese während der Arbeitszeit nicht überhandnehmen, doch ohne persönlichen Austausch leiden das Arbeitsklima, die Stimmung im Team und die Mitarbeiterbindung. Teamevents außerhalb der Arbeit wie gemeinsames Essengehen oder spielerische Aktivitäten helfen dabei, den Teamgeist zu stärken und letztendlich auch die Teamkommunikation zu fördern. Denn kennen und verstehen sich die einzelnen Teammitglieder gut, ist auch im Unternehmen ein vertrauensvollerer Austausch möglich.
  3. Relevant bleiben.
    Dass die projektbezogene und persönliche Kommunikation umfangreich sein soll, bedeutet gleichzeitig nicht, dass das Team ständig bereits Besprochenes wiederholen oder unwichtige Punkte besprechen sollte. Deshalb ist ein weiteres wichtiges Merkmal erfolgreicher Kommunikation die Relevanz. Relevante Inhalte zeichnen sich dadurch aus, dass sie etwas Neues, Interessantes oder Wichtiges zur Unterhaltung und Teamarbeit beitragen und so einen klaren Zweck erfüllen. Gibt es im täglichen oder wöchentlichen Jour fixe zu einem bestimmten Thema keine Neuigkeiten oder Unklarheiten, kann das Meeting auch einmal früher beendet, anstatt künstlich in die Länge gezogen zu werden. 
  4. Respektvoll kommunizieren und Kommunikationsregeln festlegen.
    Neben Umfang und Häufigkeit der Teamkommunikation spielt auch die Art und Weise eine entscheidende Rolle: Um Missverständnissen, Fehlinterpretationen (s. o.) und Konflikten vorzubeugen, ist eine respektvolle, verständnisvolle und ehrliche Kommunikation unerlässlich. Innerhalb des Teams sollten Sie sich daher ebenfalls auf bestimmte Kommunikationsregeln oder Teamregeln einigen. Wird im Team geduzt oder gesiezt, welche Kanäle (z. B. E-Mail, Videokonferenz oder Chat) werden bevorzugt genutzt, wie informell dürfen Anfragen formuliert sein und wie schnell sollte auf Nachrichten von anderen Teammitgliedern geantwortet werden? Diese und weitere Fragen sollten im Team thematisiert und besprochen werden, damit es nicht aufgrund verschiedener Kommunikationsstile zu Konflikten kommt. Die Kommunikationsfähigkeit jedes Einzelnen kann übrigens auch in speziellen Trainings und Coachings verbessert werden.
  5. Verständnis zeigen.
    Die Kommunikation sollte zudem verständnisvoll sein: Ist allen bewusst, dass Sender und Empfänger Äußerungen möglicherweise anders gewichten, sollten insbesondere die Empfänger zunächst Verständnis zeigen und sich fragen: War die Aussage tatsächlich so vorwurfsvoll / kritisch / unfreundlich gemeint, wie sie bei mir angekommen ist? Welche projektbezogenen oder privaten Vorkommnisse könnten meinen Teamkollegen unter Druck setzen und diese Art der Kommunikation verursachen? Welche Wirkung entfaltet wiederum meine Reaktion? 
  6. Ehrlich und authentisch sein.
    Ehrlichkeit ist in Teamkommunikation und Teamarbeit ein hohes Gut: Durch Ehrlichkeit entwickeln sich Vertrauen und hochwertige Zusammenarbeit. Werden jedoch Informationen beschönigt, verfälscht oder zurückgehalten und stimmen nach Watzlawick zum Beispiel analoge und digitale Signale nicht überein, ist die Kommunikation im Team gestört. Auch mit solchen Fällen und Problemen im Team sollte im Übrigen ehrlich umgegangen werden: Sprechen Sie offen an, wenn es einen Konflikt oder ein Kommunikationsproblem gibt, und arbeiten Sie proaktiv an einer Lösung. Als Führungskraft sollten Sie eine offene Teamkultur etablieren, in der auch Kritik und Verbesserungsvorschläge frei geäußert werden dürfen. Formulieren Sie neben Teamregeln auch Wünsche für die Kommunikation und Ziele der Arbeit im Team und seien Sie ehrlich zu sich selbst, wenn Ihre Kommunikation mit Teammitgliedern suboptimal gelaufen ist. Suchen Sie ein klärendes Gespräch mit dem Team und versuchen Sie, es beim nächsten Mal besser zu machen. Eine verständnisvolle Teamkultur kann solche Probleme gut verzeihen.
  7. Empfängergerecht kommunizieren.
    Wie eine Botschaft aufgenommen und interpretiert wird, ist stark vom jeweiligen Empfänger abhängig – in welcher Beziehung stehen Sie zueinander, welches Vorwissen hat er und wo liegen seine Stärken? Versetzen Sie sich während eines Gesprächs in Ihre Kollegen hinein und kommunizieren Sie daher empfängergerecht: Welche Informationen sollten Sie ihm zur Einordnung in den Kontext mitliefern, welche Punkte sind schon bekannt und wie bringen Sie Ihre Botschaft am besten herüber? Das eine Teammitglied erreichen Sie womöglich am besten mit nüchternen Zahlen und Fakten, während ein anderer Kollege am liebsten und besten auf einer emotionaleren Ebene kommuniziert. Indem Sie Ihre Worte und Kommunikationsweise auf den jeweiligen Menschen anpassen, können Sie auch die Kommunikation im Team und die Arbeit an Projekten als Ganzes verbessern.
  8. Zuhören.
    Gute Teamkommunikation umfasst nicht nur das aktive Sprechen oder Schreiben, sondern auch intensives Zuhören. Während ein Teammitglied mit Ihnen spricht, sollten Sie mit der Aufmerksamkeit vollständig bei ihm bleiben. Legen Sie sich nicht währenddessen schon eine Antwort zurecht und beschäftigen Sie sich nicht mit anderen Dingen wie Ihrem Computerbildschirm oder Ihren Unterlagen. Unterbrechen Sie Ihr Gegenüber auch nicht, sondern hören Sie sich alles bis zum Ende an. Eine praktische Methode des aktiven Zuhörens und der erfolgreichen Kommunikation ist das Paraphrasieren: Fassen Sie in eigenen Worten zusammen, wie Sie die Aussagen des anderen Teammitglieds verstanden haben. Falls ein Missverständnis vorliegt, kann dies nun direkt geklärt werden. Außerdem zeigen Sie dadurch, dass Sie aufmerksam sind und Interesse an den Beiträgen der Teammitglieder haben. 

Kommunikation im Team pflegen.

Mithilfe dieser Tipps können Sie die Kommunikation in Ihrem Team langfristig verbessern und effizientere sowie vertrauensvolle Zusammenarbeit in Projekten ermöglichen. Die Voraussetzung dafür: die regelmäßige Pflege der Teamkommunikation. Rufen Sie sich und dem gesamten Team die oben genannten Tipps und Kommunikationsmodelle sowie die in der Gruppe formulierten Ziele regelmäßig in Erinnerung und versuchen Sie, sie in Ihren Arbeitsalltag zu integrieren. Stellen Sie gemeinsame Teamregeln zur Kommunikation auf und thematisieren Sie in gleichmäßigen Abständen, welche Dinge im Team gut laufen und wie Sie vielleicht noch bessere Kommunikation und Teamarbeit erreichen können. Nicht nur im Team, sondern im gesamten Unternehmen werden sich die positiven Auswirkungen Ihrer verbesserten Kommunikation bemerkbar machen! 

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