ABC-Analyse: Zeitmanagement und Effizienz verbessern.

• Die ABC-Analyse hilft dabei, Aufgaben, Kunden oder Materialien nach Relevanz zu klassifizieren – ein bewährtes Mittel zur Effizienzsteigerung.
• Sie unterteilt alle Elemente in drei Klassen: A (hohe Priorität), B (mittlere Priorität) und C (niedrige Priorität) und ermöglicht so eine klare Ressourcensteuerung.
• Entscheidend ist eine regelmäßige Überprüfung: Nur so bleibt die Klassifizierung aktuell und handlungsleitend.

Klasse A.

Aufgaben mit besonders hoher Priorität und großem Einfluss auf Unternehmensprozesse zählen zur Kategorie A. Diese Aufgaben sollten bevorzugt von Ihnen selbst übernommen werden, da sie fundierte Entscheidungen und Termintreue erfordern.

Im Falle der Fuhrparkverwaltung gehören hierzu unter anderem die Beschaffung neuer Dienstfahrzeuge, die Verwaltung der bestehenden Flottenfahrzeuge und die Beschaffung von Lade- und Tankkarten. Auch unvorhersehbare Ereignisse – wie etwa die Schadensabwicklung bei einem Unfall im Fuhrpark – zählen dazu. Für eine besonders effiziente Umsetzung dieser Aufgaben gibt es zahlreiche Online-Systeme, die beispielsweise Prozesse automatisieren oder Ihnen die Verwaltung von Flottendaten erleichtern.

Klasse B.

Klasse B-Aufgaben sind zwar wichtig fürs Unternehmen, aber delegierbar. Sie können Aufgaben wie die regelmäßige Führerscheinkontrolle an qualifizierte Mitarbeiter übergeben oder mit elektronischen Prüfmodulen automatisieren. So können Sie beispielsweise einen Kollegen mit der regelmäßigen Führerscheinkontrolle der Dienstwagenfahrer betrauen oder sich durch ein elektronisches Prüfsystem bei der Aufgabe unterstützen lassen.

Klasse C.

Routineaufgaben mit geringem Einfluss auf das Kerngeschäft gehören zur Klasse C. Dazu gehören in der Regel Routineaufgaben wie das Führen von Telefonaten, das Beantworten von E-Mails oder die Pflege der Ablage.

Natürlich müssen diese Aufgaben ebenso erfüllt werden, wie die der Klasse A und B. Dennoch sollten C-Aufgaben weniger priorisiert abgearbeitet werden, um den Fokus nicht von den Kernaufgaben wegzulenken.

Die Methode eignet sich für viele Bereiche im Unternehmensalltag:

Wie jedes theoretische Modell hat auch die ABC-Analyse ihre Stärken und Schwächen. Im Falle dieser Analysemethode variieren die Vor- und Nachteile abhängig davon, ob sie im Rahmen des Kundenmanagements oder der Zeiteinteilung genutzt werden. Die folgenden Stärken und Schwächen des Prinzips beziehen sich auf die Anwendung im Zeitmanagement.

Bei vielen To-dos hilft eine Notiz aller Aufgaben und der Bearbeitung, eine klare Struktur zu behalten. So können Sie Ihr Zeitkontingent über den Tag oder ein ganzes Projekt verteilt sinnvoll und effizient nutzen. Die ABC-Analyse unterstützt Sie dabei.

Ist die Klassifizierung mittels ABC-Analyse bei Ihrem Projekt nur schwer umsetzbar, können Sie stattdessen auch auf andere Effizienzkonzepte wie das Time-Blocking und Time-Boxing, die Pomodoro-Technik oder die Getting-Things-Done-Methode zurückgreifen.