Das Geschäftskunden-Magazin der Volkswagen Leasing.
  • 05.10.2022
  • 4 Minuten

Mit der ABC-Analyse das Zeitmanagement verbessern.

Indem Sie Aufgaben nach Ihrer Wichtigkeit priorisieren, können Sie Ihr Zeitmanagement im Beruf effizienter gestalten und beispielsweise Ihre Aufgaben als Fuhrparkmanager klar strukturieren und dementsprechend abarbeiten. Eine Methode zur Priorisierung ist die sogenannte ABC-Analyse. Wie Sie hierbei vorgehen, welche Kriterien Ihnen bei der Priorisierung helfen und für welche Anwendungsgebiete sich diese Methode eignet, erklären wir Ihnen im Folgenden.

Was ist eine ABC-Analyse?

Die ABC-Analyse, auch Programmstrukturanalyse genannt, ist eine Methode zur Priorisierung von Arbeitsaufgaben. Sie wurde erstmalig im Jahr 1951 von H. Ford Dickie in dessen Artikel „ABC Inventory Analysis Shoots for Dollars, not Pennies.“ beschrieben.

Die Analyse basiert auf dem sogenannten Pareto-Prinzip von Vilfredo Pareto. Die Pareto-Methode stellt die These auf, dass es möglich ist, mit 20 % des Gesamtarbeitsaufwandes bereits 80 % des Gesamtergebnisses zu erzielen. Für die restlichen 20 % des Ergebnisses werden die übrigen 80 % des Aufwandes benötigt. Diese Grundthese Paretos machen Sie sich auch bei der ABC-Analyse zunutze.

Die ABC-Analyse wird im wirtschaftlichen Kontext häufig zur Einteilung von Kunden genutzt. In diesem Fall besitzen die Kunden, die einen Großteil des Umsatzes einbringen, die höchste Priorität für das Unternehmen. Anfragen von diesen Unternehmen sollten dementsprechend bevorzugt abgearbeitet werden. Weitere Anwendungsgebiete sind unter anderem das Mitarbeiter-, Material- oder auch Bestellmanagement.

Aber auch im Aufwands- und Zeitmanagement findet die ABC-Analyse Verwendung, um Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu ordnen. Wichtigen Aufgaben wird ein höheres Zeitkontingent eingeräumt, um die Effizienz der Abarbeitung der Gesamtaufgaben zu steigern. Um vorab festzustellen, welche Aufgaben wichtig und welche weniger wichtig sind, werden die anstehenden Arbeiten in drei Klassen (A, B & C) aufgeteilt.

Die Klassen der ABC-Analyse im Zeitmanagement.

Den Kern der ABC-Analyse bildet die Klassifizierung. Anhand dieser werden Aufgaben, Kunden oder Sonstiges priorisiert. Je nach Anwendungsbereich können sich auch die Kriterien zur Klassifizierung unterscheiden – so ist im Kundenmanagement die Wichtigkeit der einzelnen Kunden und deren Anteil am Gesamtumsatz entscheidend für die Ansetzung der Kategorien. Richtet man den Blick jedoch auf das zeitliche Projektmanagement und das Abarbeiten von anstehenden Aufgaben – zum Beispiel im Rahmen der Fuhrparkverwaltung –, definieren sich die Klassen je nach Wichtigkeit und Dringlichkeit.

Klasse A.

Aufgaben, die eine besonders hohe Priorität sowie einen hohen Wert für die Prozesse im Unternehmen haben, werden der Kategorie A zugeordnet. Diese Aufgaben erfordern eine gründliche Bearbeitung und sollten daher nicht delegiert, sondern von Ihnen selbst bearbeitet werden. So stellen Sie sicher, dass die anstehenden Arbeiten fachgemäß und fristgerecht absolviert werden.

Im Falle der Fuhrparkverwaltung gehören hierzu unter anderem die Beschaffung neuer Dienstfahrzeuge, die Verwaltung der bestehenden Flottenfahrzeuge und die Beschaffung von Lade- und Tankkarten. Auch die spontane Auseinandersetzung mit unvorhersehbaren Ereignissen – zum Beispiel Unfällen mit Flottenfahrzeugen – sollten Sie der Klasse A zuordnen und priorisiert bearbeiten. Für eine besonders effiziente Umsetzung dieser Aufgaben gibt es zahlreiche Online-Systeme, die beispielsweise Prozesse automatisieren oder Ihnen die Verwaltung von Flottendaten erleichtern.


Online-Systeme für Fuhrparkmanagement.

Automatische Reportings, übersichtliche Flottenverwaltung und viele weitere Vorteile erwarten Sie mit den Online-Systemen der Volkswagen Leasing GmbH. Mit diesen Systemen für das Fuhrparkmanagement gestalten Sie Ihren Arbeitsalltag effizienter.

Zu den Online-Systemen für Fuhrparkmanagement

Klasse B.

Der Klasse B werden Aufgaben zugeordnet, die zwar wichtig fürs Unternehmen, aber auch delegierbar sind. Sie müssen diese Art von Arbeiten also nicht alleine schultern, sondern können Teilaspekte oder ganze Aufgaben an kompetente Mitarbeiter übergeben. So können Sie beispielsweise einen Kollegen mit der regelmäßigen Führerscheinkontrolle der Dienstwagenfahrer betrauen oder sich durch ein elektronisches Prüfsystem bei der Aufgabe unterstützen lassen. 

Klasse C.

Zu guter Letzt werden in Klasse C alle Aufgaben eingeordnet, die einen hohen zeitlichen Aufwand mit sich bringen, das allgemeine Projekt aber nur wenig voranbringen. Dazu gehören in der Regel Routineaufgaben wie das Führen von Telefonaten, das Beantworten von E-Mails oder die Pflege der Ablage.

Natürlich müssen diese Aufgaben ebenso erfüllt werden, wie die der Klasse A und B. Dennoch sollten C-Aufgaben weniger priorisiert abgearbeitet werden, um den Fokus nicht von den Kernaufgaben wegzulenken.

Mann am Schreibtisch.

Zeiteinteilung per ABC-Analyse.

Haben Sie Ihre Aufgaben den oben beschriebenen Klassen zugeordnet, können Sie sich der Zeiteinteilung für kommende Arbeitstage widmen. Im Rahmen der ABC-Analyse wird den Klassen jeweils ein Zeitkontingent zugeordnet, um den verschiedenen Arbeiten je nach Priorisierung und Klasse entsprechend viel Zeit einzuräumen.

Für Aufgaben der Klasse A sollten Sie etwa 60 % des Arbeitstages nutzen, für B-Aufgaben rund 25 % und für Aufgaben der Klasse C circa 15 %.

Übrigens ist man am Morgen am produktivsten. Daher sollten Sie die Aufgaben der Klasse A idealerweise stets morgens bearbeiten.

Vor- und Nachteile der ABC-Analyse im Zeitmanagement.

Wie jedes theoretische Modell hat auch die ABC-Analyse ihre Stärken und Schwächen. Im Falle dieser Analysemethode variieren die Vor- und Nachteile abhängig davon, ob sie im Rahmen des Kundenmanagements oder der Zeiteinteilung genutzt werden. Die folgenden Stärken und Schwächen des Prinzips beziehen sich auf die Anwendung im Zeitmanagement.

Vorteile Nachteile
  • Die ABC-Analyse ist vielseitig einsetzbar.
  • Während der Priorisierung erfolgt bereits eine erste Auseinandersetzung mit den Aufgaben, wodurch ein besserer Überblick entsteht.
  • Zeitkontingente können im Idealfall effizienter genutzt werden.
  • Die Einteilung der Aufgaben in die verschiedenen Klassen ist nicht immer eindeutig.
  • Kommen neue Aufgaben dazu, müssen die Priorisierung und die Verteilung der zeitlichen Anteile gegebenenfalls angepasst werden.
  • Weitere Handlungsvorgänge müssen im Anschluss an die Klassifizierung selbst abgeleitet werden.

Gesteigerte Effizienz dank Aufgabenstrukturierung.

Haben Sie zahlreiche To-dos vor sich, hilft es, wenn Sie sich alle Aufgaben notieren und der Bearbeitung eine klare Struktur zuweisen. So können Sie Ihr Zeitkontingent über den Tag oder ein ganzes Projekt verteilt sinnvoll und effizient nutzen. Die ABC-Analyse unterstützt Sie dabei. Ist die Klassifizierung mittels ABC-Analyse bei Ihrem Projekt nur schwer umsetzbar, können Sie stattdessen auch auf andere Effizienzkonzepte wie das Eisenhower-Prinzip zurückgreifen. Zögern Sie zudem nicht, sich auch externe Unterstützung zu sichern, beispielsweise in Form von hilfreichen Online-Systemen.

Weitere Informationen und Angebote:

Das Pareto-Prinzip

Tipps & Rat

Das Pareto-Prinzip.

Die Pareto-Methode oder auch 80-20-Methode dient im Rahmen der Projektplanung der Optimierung des Zeitmanagements. Was sich dahinter verbirgt und wie Sie das Prinzip anwenden, erfahren Sie hier.

  • 05.10.2022
  • 3 Minuten
Das Eisenhower-Prinzip

Tipps & Rat

Das Eisenhower-Prinzip: So funktioniert es.

Im Arbeitsalltag geht es oft stressig zu und die Aufgabenliste wächst. Das Eisenhower-Prinzip verbessert Ihr Zeitmanagement, indem es folgende Fragen beantwortet: Welche Aufgaben haben Priorität und sollten als Erstes abgearbeitet werden? Was kann delegiert werden? Welche Aufgabe frisst unnötig Zeit? Wie Sie das Eisenhower-Prinzip auf Ihre Aufgaben anwenden und bestmöglich davon profitieren, erfahren Sie hier.

  • 05.10.2022
  • 6 Minuten
Frau mit Tablet vor Firmenwagen

Produktinformationen

Online-Systeme für Fuhrparkmanagement.

Automatische Reportings, übersichtliche Flottenverwaltung und viele weitere Vorteile erwarten Sie mit den Online-Systemen der Volkswagen Leasing GmbH. Mit diesen Systemen für das Fuhrparkmanagement gestalten Sie Ihren Arbeitsalltag effizienter.