Das Geschäftskunden-Magazin der Volkswagen Leasing.
  • 18.01.2023
  • 4 Minuten

Dienstwagen-Reinigung – Arbeitszeit, Pflichten und Tipps.

Dienstwagen dienen als Aushängeschild für das Unternehmen. Wichtig ist daher, dass sich die Firmenfahrzeuge stets in einem gepflegten Zustand befinden. Um das zu erreichen, sind regelmäßige Besuche in der Waschanlage oder Waschstraße sowie eine sorgfältige Innenreinigung des Fahrzeugs notwendig.

Wer für die Reinigung zuständig ist und ob es sich dabei um Arbeitszeit handelt, erfahren Sie hier.

Jemand berührt die Rückleuchten eines Autos mit der Hand

Warum ein gepflegter Dienstwagen wichtig ist.

Der Firmenwagen stellt eine wertvolle Investition des Arbeitgebers dar – und sollte dementsprechend auch pfleglich behandelt werden. Besonders, wenn das Fahrzeug für Kundentermine genutzt wird, sollte es sich optisch stets in einem guten Zustand befinden. Denn ein von Schmutz bedeckter Firmenwagen macht auf Kunden keinen positiven Eindruck. Auch ein zugemüllter Innenraum strahlt keineswegs Professionalität aus. Die regelmäßige Reinigung und Pflege des Fahrzeugs sind daher unabdingbar.

Es sollte sichergestellt werden, dass folgende Reinigungsarbeiten regelmäßig und gewissenhaft durchgeführt werden: 

  • Gründliche Außenwäsche – falls notwendig inklusive Vorwäsche und Felgenwäsche
  • Reinigung von Türrahmen und Türgummis
  • Aussaugen des Innenraums, besonders der Fußräume
  • Aufräumen des Wageninneren – inklusive Beseitigung von Müllresten, leeren Flaschen und sonstigen Verschmutzungen
  • Beseitigung des Staubes auf den Armaturen
  • Reinigung der Sitze, sofern diese verschmutzt sind
  • Auslüften, falls unangenehme Gerüche vorhanden sind

Bei Missgeschicken, wie einem verschütteten Getränk oder Kleckereien beim Essen im Fahrzeug, sollte die Reinigung sofort erfolgen, damit die Flecken nicht festtrocknen und rückstandsfrei beseitigt werden können.

Wer ist für die Reinigung des Firmenfahrzeugs verantwortlich?

Wie so oft, lässt sich auf die Frage der Zuständigkeit keine allgemeingültige Aussage treffen. So variiert die Zuständigkeit je nach Überlassungsart des Fahrzeugs und getroffenen Regelungen im Überlassungs- oder Arbeitsvertrag.

Handelt es sich um ein personenungebundenes Poolfahrzeug, so liegt die Verantwortung für die Reinigung letztlich beim Fuhrparkmanagement. Das bedeutet jedoch nicht, dass die Fahrer von Poolfahrzeugen mit diesen sorglos und unordentlich umgehen dürfen. In der Regel gibt es Richtlinien zum korrekten Umgang mit den Poolfahrzeugen, in denen beispielsweise geregelt wird, ob im Fahrzeug geraucht oder gegessen werden darf. Je nach Unternehmen ist entweder der Fuhrparkmanager selbst, das Facility Management oder eine externe Reinigungsfirma für die Fahrzeugreinigung zuständig.

Bei personengebundenen Dienstwagen liegt die Reinigungsverantwortung – sofern nicht anders im Arbeitsvertrag oder der Überlassungsvereinbarung festgehalten – beim jeweiligen Dienstwagenfahrer.


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Reinigungszeit = Arbeitszeit?

Handelt es sich um ein Dienstfahrzeug, das Ihnen als Arbeitnehmer persönlich zugewiesen wurde, so sind Sie für die Reinigung zuständig. Ob Sie die Reinigung in der Arbeitszeit durchführen dürfen oder sogar müssen, kommt auf die Überlassungssituation des Wagens und den Überlassungsvertrag an.

Dienstwagen ohne Privatnutzung müssen während der Arbeitszeit gewaschen und gereinigt werden – denn Sie dürfen den Wagen außerhalb der Arbeitszeit ja nicht nutzen.

Anders verhält es sich bei einem Firmenwagen, den Sie auch für persönliche Fahrten nutzen dürfen. Schauen Sie in diesem Fall in den Überlassungsvertrag, den Sie mit Ihrem Arbeitgeber geschlossen haben. In der Regel sind dort die Anweisungen zum Umgang und der Pflege des Fahrzeugs festgehalten – auch die Information, ob Sie den Dienstwagen während der Arbeitszeit reinigen dürfen. 

Zwei Personen schauen Dienstwagen an

Wer trägt die Kosten für die Reinigung von Dienstwagen?

Neben der Zuständigkeit für die Reinigung wird häufig auch die Kostenübernahme für die Reinigung debattiert. Bei Poolfahrzeugen ist die Regelung wieder recht einfach: Der Arbeitgeber zahlt die Reinigung.

Bei personengebundenen, ausschließlich dienstlich genutzten Fahrzeugen kommt es auf die vereinbarten Regelungen im Vertrag an – in der Regel zahlt jedoch der Arbeitgeber.

Nutzen Sie Ihren personengebundenen Firmenwagen auch privat, hilft erneut ein Blick auf den Überlassungsvertrag. Häufig kommt der Arbeitgeber für eine bestimmte Anzahl an Besuchen in Waschanlagen oder Waschstraßen auf. Ist dies nicht der Fall, so liegt die Kostenübernahme bei Ihnen.

Behalten Sie die Quittungen der Waschanlagenbesuche und heben Sie diese auf – denn in der Steuererklärung können Sie solche Zuzahlungen absetzen, da der Kostenaufwand Ihren geldwerten Vorteil verringert. Maximal kann der geldwerte Vorteil durch solche Zuzahlungen jedoch auf 0 € gesenkt werden, ein geldwerter Nachteil kann nicht entstehen. Dies hielt der Bundesfinanzhof in zwei Urteilen zur Dienstwagennutzung fest.


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Firmenwagen nicht sauber gehalten? Die Konsequenzen.

Ist die Sauberhaltung des Fahrzeugs vertraglich geregelt, kann die Nichteinhaltung darin resultieren, dass Sie nach Fahrzeugrückgabe die Kosten für eine professionelle Reinigung übernehmen müssen. Das gilt beispielsweise, wenn laut Überlassungsvertrag das Rauchen im Fahrzeug untersagt ist, Sie aber dennoch im Firmenwagen geraucht haben und sich daraufhin Asche und Rauchgeruch im Fahrzeug festgesetzt haben. Gemäß § 280 Absatz 1 BGB stellt dies eine Pflichtverletzung dar und Sie sind zum Schadensersatz verpflichtet.

Spätestens bei der Rückgabe des Firmenwagens, beispielsweise beim Ende des Arbeitsverhältnisses oder einer Elternzeit mit Firmenwagenverzicht, werden eingetrocknete Flecken, Rauchgeruch und Co. meist bemerkt und im Übergabeprotokoll festgehalten. Muss der Arbeitgeber daraufhin eine Nachzahlung beim Leasinganbieter leisten oder eine professionelle Reinigung in Auftrag geben, können diese Kosten an Sie als ehemaligen Dienstwagenfahrer weitergegeben werden.

Unter Umständen kann der Arbeitgeber auch eine Abmahnung aussprechen, da Sie mit dem vom Arbeitgeber überlassenen Dienstmittel nicht sorgsam umgegangen sind. Eine fristlose Kündigung haben Sie in der Regel – beim erstmaligen Verstoß gegen im Arbeitsvertrag geregelte Sorgsamkeitsvereinbarungen und ohne zuvor ausgesprochene Abmahnung – nicht zu befürchten, da die sofortige Kündigung des Arbeitsvertrags in diesem Fall meist als unverhältnismäßig gesehen wird. Dies wird auch in einem Urteil des Landesarbeitsgerichtes Köln deutlich, welches sich 2020 mit einem solchen Fall beschäftigte.

Einfacher als der Weg zum Gericht ist es jedoch, sich von Beginn an sorgsam um den Firmenwagen zu kümmern.

Firmenwagen sorgsam behandeln.

Unabhängig davon, ob es sich um ein Poolfahrzeug oder einen personengebundenen Dienstwagen handelt – mit Firmenfahrzeugen sollte stets sorgsam umgegangen werden. Dazu gehört es, keinen Müll im Fahrzeug zu verursachen, den Wagen regelmäßig zu reinigen und allgemein behutsam mit dem Firmeneigentum umzugehen.

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