Führerscheinkontrolle durch Arbeitgeber: Was Fuhrparkleiter wissen müssen.
Führerscheinkontrolle durch Arbeitgeber auf einen Blick:
- Vor jeder Fahrzeugüberlassung, auch bei Poolfahrzeugen, müssen Arbeitgeber die Fahrerlaubnis prüfen. Das verlangt die Halterpflicht gemäß § 21 StVG.
- Bei Dienstwagen ist die betriebliche Führerscheinkontrolle alle 6 Monate üblich, bei Poolfahrzeugen vor jeder Nutzung.
- Arbeitgeber dürfen die Führerscheinkontrolle ohne Einwilligung des Fahrers durchführen, sofern ein berechtigtes Interesse besteht und sie datenschutzkonform umgesetzt wird.
Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber: Wann ist sie nötig – und wer übernimmt sie?
Die Übergabe eines Fahrzeugs an Mitarbeiter wirkt auf den ersten Blick wie Routine: Schlüssel aushändigen, Kilometerstand notieren, vielleicht noch ein kurzer Blick auf den Tankfüllstand – fertig. Was dabei oft untergeht: Bevor ein Mitarbeiter überhaupt ein Poolfahrzeug oder einen Dienstwagen nutzen darf, muss der Arbeitgeber eine Führerscheinkontrolle durchführen.
Doch wer trägt eigentlich die Verantwortung für diese Überprüfung?
Juristisch ist zunächst die Kapitalgesellschaft (z. B. GmbH oder AG) offizieller Halter der Fahrzeuge. In der Praxis wird die Führerscheinkontrolle jedoch häufig vom Unternehmen an den Fuhrparkleiter übergeben, was oft im Arbeitsvertrag oder der Stellenbeschreibung schriftlich festgehalten ist. Damit wechselt die Verantwortung – und mit ihr auch die Halterhaftung.
Wer darf den Führerschein der Mitarbeiter kontrollieren?
Die Führerscheinkontrolle darf ausschließlich durch den Arbeitgeber oder von ihm ernannte Personen erfolgen, z. B. durch die Fuhrparkleitung, den HR-Bereich oder extern beauftragte Kontrolleure. Auch bei digitalen Lösungen wie Apps, RFID-Siegel oder Prüfstationen muss der Dienstleister, der das Kontrollverfahren betreibt, offiziell beauftragt sein.
Ist die Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber gesetzlich vorgeschrieben?
Ob gelegentliche Dienstfahrt oder dauerhaft überlassener Firmenwagen: Sobald ein Unternehmen Mitarbeitern ein Fahrzeug zur Verfügung stellt, trägt es als Fahrzeughalter alle damit verbunden Halterpflichten. Dann muss es auch sicherstellen, dass die Person hinter dem Steuer über eine gültige Fahrerlaubnis verfügt – durch regelmäßige Führerscheinkontrollen.
Die gesetzliche Grundlage der Führerscheinkontrolle liefert unter anderem § 21 des Straßenverkehrsgesetzes (StVG). Dort ist festgelegt: Nicht nur der Fahrer macht sich strafbar, wenn er ohne gültigen Führerschein unterwegs ist – auch der Halter, der das anordnet oder zulässt. Für Arbeitgeber heißt das: Die Führerscheinkontrolle der Mitarbeiter ist Pflicht. Wird diese Aufgabe im Betrieb weitergegeben, etwa an Sie als Fuhrparkleitung, tragen Sie diese die Verantwortung mit.
Im Sinne der Halterhaftung droht nach StVG also auch Fuhrparkverantwortlichen ein empfindliches Bußgeld oder (bei Vorsatz) eine Freiheitsstrafe von bis zu einem Jahr, wenn sie anordnen oder zulassen, dass das Fahrzeug ohne gültigen Führerschein gefahren wird.
Wie oft muss der Arbeitgeber Führerscheinkontrollen durchführen?
Eine klare gesetzliche Vorgabe zum Prüfintervall gibt es zwar nicht, doch bestimmte Zeitpunkte gelten als unerlässlich. Das heißt: Vor jeder ersten Fahrzeugübergabe muss der Arbeitgeber oder Fuhrparkverantwortliche eine Führerscheinkontrolle durchführen. Darüber hinaus gelten folgende Empfehlungen:
- Bei dauerhaft zugewiesenen Firmenwagen hat sich ein Kontrollintervall von sechs Monaten bewährt.
- Bei Poolfahrzeugen mit wechselnden Fahrern sollte die Kontrolle vor jeder einzelnen Nutzung erfolgen.
Wann sind häufigere Kontrollen notwendig?
Ein engeres Kontrollintervall kann etwa bei wiederholten Verkehrsverstößen – z. B. Bußgeldbescheide durch Geschwindigkeitsüberschreitungen – oder bei Schäden durch einzelne Fahrer sinnvoll sein.
Checkliste: Diese Punkte sind bei der Führerscheinkontrolle zu beachten.
- Vor jeder Fahrzeugübergabe müssen Sie den Führerschein des Mitarbeiters im Original kontrollieren – eine Kopie reicht hierfür nicht aus.
- Achten Sie bei der Kontrolle auf Sicherheitsmerkmale: Wasserzeichen, Hologramm und Strukturen des Dokuments sollten deutlich sichtbar sein. Überprüfen Sie auch, ob das Schriftbild einheitlich ist.
- Akzeptieren Sie ausschließlich Führerscheine, die den geltenden EU-Vorgaben entsprechen. Prüfen Sie alte, nicht umgetauschte Führerscheine sorgfältig und fordern Sie den Fahrer ggf. zur Umschreibung auf.
- Achten Sie darauf, dass die Fahrerlaubnis zur jeweiligen Fahrzeugklasse passt und prüfen Sie etwaige Beschränkungen oder Auflagen.
- Erfassen Sie bei jeder Kontrolle das genaue Datum und lassen Sie sich die Prüfung durch Unterschrift des Fahrers bestätigen.
- Kontrollieren und dokumentieren Sie schriftlich jede Führerscheinkontrolle, z. B. anhand einer Fahrzeugnutzerliste.
- Für die Dokumentation besteht eine Aufbewahrungspflicht von mindestens fünf Jahren.
- Informieren Sie Ihre Fahrer klar und nachvollziehbar über die Führerscheinpflicht, deren Überprüfung und die Konsequenzen bei Verstößen.
Was passiert, wenn die Führerscheinkontrolle unterbleibt?
Neben Bußgeld und Freiheitsstrafe sind noch weitere negative Folgen möglich, sollten Sie als Fuhrparkleitung die Führerscheinkontrolle anstelle Ihres Arbeitgebers nicht oder nur unzureichend durchführen:
- Verursacht einer Ihrer Fahrer ohne gültige Fahrerlaubnis mit einem Firmenfahrzeug einen Unfall, kann Ihr Unternehmen den Versicherungsschutz der Teil- oder Vollkaskoversicherung verlieren.
- Auch die verpflichtende Kfz-Haftpflichtversicherung kann einen Regressanspruch von bis zu 5.000 Euro geltend machen.
Doch auch, wenn Sie als Verantwortlicher für den Fuhrpark die Führerscheinkontrolle nach bestem Gewissen durchführen, ist es möglich, dass dies nicht ausreicht. Im Gesetz über Ordnungswidrigkeiten ist nach § 130 Folgendes festgelegt: Hat die Unterlassung von Aufsichtsmaßnahmen zur Folge, dass Pflichten verletzt werden, die eine Strafe oder Geldbuße nach sich ziehen, gilt dies als Ordnungswidrigkeit. Das kann mit einer eigenen Geldbuße von bis zu einer Million Euro geahndet werden.
Das kann beispielsweise eintreten, wenn Sie die Führerscheinkontrolle im Fuhrpark nicht häufig genug oder rechtssicher durchführen oder fehlerhaft dokumentieren.
Wie funktioniert die Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber in der Praxis?
In der Praxis kann die Führerscheinkontrolle für den Arbeitgeber ein echter Zeitfresser im Fuhrparkmanagement sein, je nach Unternehmensstruktur, Flottengröße oder Anzahl der Fahrer. Statt einer manuellen Prüfung und Dokumentation sind hier digitale Lösungen oft komfortabler, z. B. per App oder RFID-Siegel.
Manuelle Kontrolle: einfach und kostensparend.
Viele Unternehmen setzen noch auf die manuelle Führerscheinkontrolle. Dabei wird der Führerschein im Original vorgelegt, in der Regel bei einem persönlichen Termin mit der Fuhrparkleitung oder einer zuständigen Stelle. Das Kontrolldatum wird handschriftlich oder digital vermerkt. Dafür genügt häufig ein Eintrag in eine einfache Excel-Liste. Bei dezentralen Teams oder größerem Poolfahrzeugbestand kann diese Methode jedoch schnell aufwendig und unübersichtlich werden.
Digitale Führerscheinkontrolle: effizient und rechtssicher.
Wesentlich komfortabler und rechtssicherer – gerade für größere Flotten – läuft die betriebliche Führerscheinkontrolle über digitale Lösungen ab. Dabei wird die Fahrerlaubnis über automatisierte Prozesse kontrolliert, meist mithilfe einer App oder durch sogenannte RFID-Siegel, die am Führerschein angebracht werden. Erinnerungen an Prüfintervalle erfolgen automatisch, während die Dokumentation lückenlos ist – allerdings ist das Ganze auch kostenintensiver als die manuelle Kontrolle.
Digitale Führerscheinkontrolle mit FleetCARS.
Im Rahmen des Control And Reporting Systems FleetCARS1 bietet wir bei der Volkswagen Leasing GmbH eine smarte Lösung für die digitale Führerscheinkontrolle. Als Arbeitgeber oder Verantwortlicher für den Fuhrpark können Sie darüber individuelle Prüfintervalle festlegen und Ihren Fahrern eine der zwei digitalen Prüfmethoden zuweisen:
- Per App: Fahrer scannen ihre Führerscheine per Smartphone und erhalten automatische Erinnerungen zur nächsten Kontrolle.
- Per Siegel: Ein manipulationssicheres RFID-Siegel wird auf dem Führerschein angebracht und an bis zu 1.200 Prüfstationen regelmäßig gescannt.
Beide Methoden garantieren eine rechtssichere und DSGVO-konforme Kontrolle, die Ihre Fuhrparkverwaltung zusätzlich effizienter macht.
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Unsere digitale Fuhrparkmanagementsoftware FleetCARS erleichtert Ihnen Ihr Flottenmanagement sowie die Fuhrparkkommunikation – inkl. elektronischer Führerscheinkontrolle per App oder per Siegel.
Zu FleetCARSDatenschutz bei der Führerscheinkontrolle: Was Arbeitgeber beachten müssen.
Arbeitgeber dürfen Führerscheine nur dann kontrollieren, wenn sie ein berechtigtes Interesse daran haben – etwa, weil Mitarbeitende mit einem Firmenwagen oder Poolfahrzeug unterwegs sind. Wichtig ist, dass Sie die betroffenen Beschäftigten vor der ersten Kontrolle schriftlich über folgende datenschutzrechtliche Punkte aufklären:
- Warum die Führerscheinkontrolle erfolgt (Zweckbindung)
- Wie häufig sie durchgeführt wird
- Welche Daten dabei erfasst und gespeichert werden (z. B. Führerscheinklasse, Kontrollzeitpunkt)
- Wie lange die Daten aufbewahrt werden
- Wer Zugriff auf diese Informationen hat
Ist die Führerscheinkontrolle durch den Arbeitgeber datenschutzkonform?
Ja, auch ohne explizite Einwilligung des Mitarbeitenden. Die Prüfung erfolgt im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses und stützt sich damit auf die gesetzlichen Anforderungen zur Halterpflicht. Die rechtliche Grundlage bildet § 26 BDSG, der die Verarbeitung personenbezogener Daten erlaubt, wenn sie zur Erfüllung arbeitsvertraglicher Pflichten erforderlich ist (z. B. die Sicherstellung einer gültigen Fahrerlaubnis).
Aber: Eine Kopie des Führerscheins darf nur mit Einwilligung des Fahrers gespeichert werden – erforderlich ist sie für die Prüfung und Dokumentation nicht.
