Fahrtkostenerstattung für Arbeitgeber & Arbeitnehmer

Die Fahrtkostenerstattung auf einen Blick:

Ob Fahrtkosten erstattet werden, hängt vom Anlass der Fahrt und der internen Regelung ab.
Dienstfahrten müssen vom Arbeitgeber erstattet werden, der Arbeitsweg hingegen kann freiwillig bezuschusst werden.
Klare Absprachen und eine strukturierte Abrechnung schaffen Sicherheit für beide Seiten.

Person am Schreibtisch mit Laptop und Unterlagen bei der Auswertung von Finanzdokumenten oder Abrechnungen.

Was ist die Fahrtkostenerstattung und wann greift sie?

Die Fahrtkostenerstattung bezeichnet die Rückzahlung oder Kostendeckung von Fahrtkosten durch den Arbeitgeber an den Arbeitnehmer. Je nach Anlass der Fahrt unterscheiden sich Zweck und Rechtslage deutlich:

Arbeitsweg: Der tägliche Weg von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte.
Dienst‑ oder Geschäftsfahrten: Fahrten, die im Auftrag des Arbeitgebers erfolgen, z. B. Kundentermine, Außendienst, Schulungen.
Reisekosten: Entsenden zu externen Tätigkeiten – hier greifen oft die Vorschriften zur Fahrtkostenerstattung der Reisekosten.

Die Unterscheidung ist entscheidend, weil die Pflichten des Arbeitgebers, die steuerliche Behandlung und die Abrechnungstechniken variieren. So gilt z. B. beim Arbeitsweg für den Arbeitgeber keine gesetzliche Pflicht zur Rückerstattung. Beim Einsatz im Rahmen einer Dienstreise findet hingegen § 670 BGB Anwendung, der besagt, dass der Arbeitgeber die Aufwendungen zu erstatten hat, die durch die Ausführung des Auftrags entstanden sind, notwendig waren und deren Entstehung er zugestimmt hat.

Konzepte und Modelle der Fahrtkostenerstattung.

In der Praxis gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie Arbeitgeber Fahrtkosten erstatten oder bezuschussen können. Diese Konzepte unterscheiden sich hinsichtlich Steuerbehandlung, Flexibilität und Verwaltungsaufwand.

Klassische Fahrtkostenerstattung.
Bei der klassischen Fahrtkostenerstattung übernimmt der Arbeitgeber die Fahrtkosten ganz oder in seltenen Fällen nur teilweise – entweder für den täglichen Arbeitsweg oder für dienstliche Fahrten. Dabei gibt es zwei gängige Varianten:
Kilometerpauschale: Erstattung eines festen Betrags pro gefahrenem Kilometer, in der Regel 0,30 €/km für Pkw und 0,20 €/km für Motorrad oder Roller bei Nutzung des Privatfahrzeugs.
Tatsächliche Kostenerstattung: Erstattung der nachgewiesenen Kosten (z. B. Bahntickets, Parkgebühren oder Tankquittungen bei privater Verauslagung und Nutzung eines Firmenfahrzeuges) – besonders relevant bei der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel und bei Geschäftsreisen per Bahn, Flugzeug oder Auto.
Diese Form der Erstattung ist einfach umzusetzen und sorgt für eine transparente und nachvollziehbare Abrechnung.
Zuschuss zum ÖPNV oder Jobticket.
Ein zunehmend beliebtes Modell im Sinne nachhaltiger Mobilität, das mehrere Optionen beinhaltet ist der Zuschuss des Arbeitgebers zum ÖPNV- oder Jobticket.
Jobticket (z. B. Deutschlandticket): Der Arbeitgeber übernimmt die Kosten ganz oder teilweise. Wenn diese zusätzlich zum Lohn gewährt werden, gelten sie als steuerfrei (§ 3 Nr. 15 EStG). Die Erstattung der Fahrtkosten kann auch über eine Gehaltsumwandlung erfolgen, in diesem Fall ist sie zwar steuerpflichtig, bringt jedoch Vorteile bei den Sozialabgaben.
ÖPNV-Zuschuss: Monatlicher Zuschuss für Bus, Bahn oder U-Bahn. Dieser ist steuerlich begünstigt, wenn die Nutzung für den Arbeitsweg nachgewiesen wird.
Mobilitätsbudget oder Mobilitätszuschuss.
Das Mobilitätsbudget ist ein modernes und flexibles Konzept, bei dem Mitarbeiter monatlich einen festgelegten Betrag für verschiedene Mobilitätsangebote erhalten. Dazu zählen unter anderem Bahn, E-Scooter, Carsharing, Fahrräder oder der öffentliche Nahverkehr. Wird das Mobilitätsbudget (z. B. in Form eines Jobtickets/ÖPNV-Monatstickets wie dem Deutschlandticket) für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte eingesetzt, kann es – je nach Ausgestaltung – steuerbegünstigt bzw. steuerfrei sein. Dieses Modell bietet Unternehmen die Möglichkeit, nachhaltige und individuelle Mobilitätsalternativen zu fördern und gleichzeitig die Flexibilität ihrer Mitarbeiter zu unterstützen.
Dienstwagen mit privater Nutzungsmöglichkeit.
Stellt der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter einen Dienstwagen zur Verfügung, kann dieser – sofern vom Arbeitgeber gestattet – sowohl für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte als auch für private Fahrten genutzt werden.* Durch die Überlassung zur reinen Privatnutzung entsteht grundsätzlich ein lohnsteuerpflichtiger geldwerter Vorteil, welcher i. d. R. nach der sogenannten 1 %-Regel (bzw. 0,25- und 0,5 %-Regelung für Hybrid- und E-Firmenwagen) ermittelt wird. Wenn der Dienstwagen für Fahrten von der Wohnung zu der ersten Tätigkeitsstätte genutzt werden kann, muss dafür grundsätzlich und gegebenenfalls auch für andere Fallkonstellationen ein zusätzlicher lohnsteuerlicher geldwerter Vorteil berücksichtigt werden. Für Fahrten von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte würde dieser 0,03 % (monatlich pauschal) vom steuerlichen Bruttolistenpreis je Entfernungskilometer betragen. Alternativ könnte der geldwerte Vorteil dieser Fahrten - unter bestimmten Voraussetzungen - mithilfe einer Einzelbewertung (0,002 %) ermittelt werden.**

Für bestimmte Hybrid- und Elektrofahrzeuge kann die begünstigende lohnsteuerliche Viertel- oder Halbierungsregelung des steuerlichen Bruttolistenpreises greifen.

Alternativ könnte der geldwerte Vorteil mithilfe eines Fahrtenbuchs geführt werden, das als Nachweis für die abgerechneten Kilometer dient. Darin werden Datum, Ziel, Zweck und Kilometerstand dokumentiert.

Neben der steuerlichen Behandlung sollte auch die Kostenbeteiligung klar festgelegt sein, u. a. wer die Tank- und Ladekosten für den Dienstwagen trägt, da dies Auswirkungen auf die Ermittlung des lohnsteuerlichen geldwerten Vorteils haben kann. Das gilt auch für Sonderfälle wie die Nutzung der Tankkarte sowie die Regelungen zum Dienstwagens im Urlaub.

_{*Es wird vorausgesetzt, dass es sich um eine steuerlich anerkannte Dienstwagengestellung gem. § 8 Abs. 2 S. 2-5 Einkommensteuergesetz handelt.}
_{**siehe hierzu: BMF v. 03.03.2022 - IV C 5 - S 2334/21/10004 :001 BStBl 2022 I S. 232}
Entfernungspauschale für Arbeitnehmer.
Erfolgt keine Erstattung durch den Arbeitgeber, können Arbeitnehmer ihre Fahrtkosten über die sogenannte Entfernungspauschale – auch Pendlerpauschale genannt – steuerlich geltend machen. Sie beträgt 0,30 Euro pro Entfernungskilometer und ab dem 21. Kilometer 0,38 Euro. Die Pauschale gilt unabhängig vom genutzten Verkehrsmittel, mit Ausnahme von Flugzeug und Schiff, und mindert das zu versteuernde Einkommen.

Fahrtkostenzuschuss für den Arbeitsweg – freiwillige Erstattung durch den Arbeitgeber.

Für den Weg von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte besteht keine gesetzliche Pflicht des Arbeitgebers zur Kostenerstattung. Dennoch können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern freiwillig einen Fahrtkostenzuschuss leisten – als Teil von Mobilitäts‑ oder Benefit‑Strategien.

Wie wird die freiwillige Fahrtkostenerstattung steuerlich behandelt?

Wenn eine freiwillige Erstattung der Fahrtkosten durch den Arbeitgeber erfolgt, gelten folgende Grundsätze:

Es kann eine pauschale Rückerstattung für die einfache Entfernung vereinbart werden – für Pkw z. B. bis 0,30 €/km; es sind jedoch auch andere Beträge möglich, die jedoch unterschiedliche steuerliche Auswirkungen haben.
Der Zuschuss ist pauschal mit 15 % Lohnsteuer steuerpflichtig; Sozialabgaben fallen hingegen nicht an.

Welche Regeln sollten Arbeitgeber zur Erstattung festlegen?

Damit die Fahrtkostenerstattung durch den Arbeitgeber reibungslos funktioniert, empfiehlt es sich, klare und nachvollziehbare Regelungen im Arbeitsvertrag oder in einer unternehmensinternen Mobilitätsrichtlinie zu verankern. Folgende Punkte sollten dabei verbindlich geregelt werden:

Erstattungsfähige Strecken: Welche Fahrten werden berücksichtigt – z. B. ausschließlich die einfache, direkte Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte oder auch darüber hinausgehende, insbesondere dienstlich veranlasste Abweichungen?
Kilometerpauschale: Wie hoch ist der Erstattungssatz pro Kilometer (z. B. 0,30 €/km für Pkw)?
Abrechnungsrhythmus: In welchen Zeitabständen erfolgt die Abrechnung – monatlich, quartalsweise oder individuell?
Steuerliche Dokumentation: Wie wird die Erstattung steuerlich behandelt und korrekt dokumentiert?

Diese Regelungen schaffen nicht nur Klarheit für Arbeitnehmer, sondern bieten auch dem Unternehmen rechtliche und steuerliche Sicherheit. Ein transparenter Rahmen verhindert Missverständnisse, erleichtert die interne Abwicklung und stellt sicher, dass freiwillige Leistungen zuverlässig, korrekt und nachvollziehbar erbracht werden.

Fahrtkostenerstattung bei Teilzeitkräften, Minijobs oder Werkstudenten.

Auch für Teilzeitbeschäftigte, Minijobber und Werkstudenten kann eine Fahrtkostenerstattung durch den Arbeitgeber sinnvoll und möglich sein. Grundsätzlich gelten für sie die gleichen steuerlichen Regelungen wie für Vollzeitangestellte – allerdings mit einigen Besonderheiten. Bei Minijobbern muss beispielsweise beachtet werden, dass steuerfreie Zuschüsse – etwa zum ÖPNV – nicht auf die 520-Euro-Grenze angerechnet werden, sofern sie zusätzlich zum Lohn gezahlt werden. Erfolgt die Erstattung hingegen über eine Gehaltsumwandlung, kann der Status als Minijob gefährdet sein. Werkstudenten profitieren ebenfalls von steuerfreien Zuschüssen oder der Möglichkeit, Kosten über die Steuererklärung geltend zu machen. Wichtig ist in allen Fällen, dass die Fahrtkostenregelungen transparent im Arbeitsvertrag oder in einer separaten Vereinbarung festgehalten werden.

Geschäftsfrau lädt einen Koffer in den Kofferraum eines Autos, telefoniert dabei und lächelt – Szene deutet auf eine bevorstehende Dienstreise hin.

Fahrtkostenerstattung bei Dienstfahrten und Geschäftsreisen.

Wenn ein Arbeitnehmer im Auftrag des Arbeitgebers für dienstliche Zwecke fährt – etwa zu einem Kundenbesuch oder einer Schulung – greift die Pflicht des Arbeitgebers, die Kosten zu erstatten. § 670 BGB bildet hierfür die Rechtsgrundlage. Besonders in Unternehmen mit strukturiertem Fuhrparkmanagement gehört die transparente Abwicklung solcher Geschäftsreisen zum Standardprozess.

Achtung: Private Fahrten wie der tägliche Arbeitsweg oder Erledigungen nach Feierabend gelten nicht als Dienstfahrten und sind demnach auch nicht erstattungspflichtig. Nur wenn die Fahrt eindeutig betrieblich veranlasst ist und im Interesse des Unternehmens erfolgt, besteht ein Anspruch auf Kostenerstattung.

Wie funktioniert die Abrechnung bei Dienstfahrten?

Bei dienstlichen Fahrten gelten folgende Ansatzpunkte:

Nutzung eines eigenen Fahrzeugs: Wird das private Fahrzeug für dienstliche Fahrten genutzt, kann die Erstattung in der Regel über die gesetzlich festgelegte Kilometerpauschale erfolgen – 0,30 € pro gefahrenem Kilometer für Pkw sowie 0,20 € pro Kilometer für Motorrad oder Roller. Alternativ kann der Arbeitgeber auch andere Erstattungsformen vorsehen, etwa die Erstattung tatsächlicher Kosten auf Grundlage von Tankbelegen oder eine monatliche Pauschale, die die voraussichtlichen Fahrkosten abdeckt.
Öffentliche Verkehrsmittel: Die tatsächlichen Ticketkosten sind erstattungsfähig.
Für den Arbeitgeber: Die erstatteten Beträge sind Betriebsausgaben.

Wie gestalten Unternehmen die Erstattung effizient?

Unternehmen sollten folgende Aspekte in ihre Prozesse aufnehmen:

Vorab klare Reisekosten‑ und Mobilitätsregelungen (z. B. Dienstwagen, Privatwagen, ÖPNV)
Dokumentation der dienstlichen Fahrt (Ziel, Anlass, Strecke)
Abrechnung über entsprechende Formulare oder digitale Plattformen
Berücksichtigung steuerlicher und sozialversicherungsrechtlicher Aspekte

Besonderheiten bei Mobilitätskonzepten und Dienstwagen.

Ob Unfall mit dem Dienstwagen, ein abgeschlepptes Firmenfahrzeug oder Tank- und Ladekosten im Außendienst: Gerade Unternehmen mit Fuhrpark oder Mobilitätsangeboten sollten solche Sonderfälle und die Fahrtkostenerstattung für Dienstfahrten in einer klaren Mobilitätsrichtlinie verbindlich regeln – inklusive Zuständigkeiten, Nachweisen und Abrechnungswegen. Damit diese Vorgaben im Alltag zuverlässig umgesetzt werden können, lohnt sich der Einsatz digitaler Lösungen, die die Erfassung und Abrechnung von Fahrten und Kosten effizient unterstützen.

Digitalisierung von Mobilitätskonzepten für eine effiziente Fahrtkostenermittlung.

Die Nutzung digitaler Lösungen (z. B. Apps oder Services zur Kilometerabrechnung) erleichtern die Fahrtkostenabrechnung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer erheblich. Sie sorgen für eine korrekte Dokumentation, automatisierte Abläufe und steuerkonforme Prozesse. Unternehmen profitieren dabei von mehr Effizienz und Transparenz. Moderne Tools wie FleetCARS der Volkswagen Leasing GmbH bündeln Fuhrparkmanagement, Reporting, Kostenübersicht und Fahrzeugverwaltung in einem System. So lassen sich sämtliche Mobilitätsprozesse, von der Erfassung von Tankbelegen über Wartungskosten bis hin zur Abrechnung, zentral und digital steuern.

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Wie Arbeitnehmer ihre Fahrtkosten richtig abrechnen.

Die Erstattung der Fahrtkosten für Arbeitnehmer kann insbesondere bei Dienstfahrten in Anspruch genommen werden. Für Fahrtkosten, die beim täglichen Arbeitsweg entstehen und nicht vom Arbeitgeber übernommen werden, besteht die Möglichkeit, diese im Rahmen der Entfernungspauschale in der Steuererklärung geltend zu machen.

Was können Arbeitnehmer steuerlich geltend machen?

Für den täglichen Arbeitsweg können Arbeitnehmer die oben genannte Entfernungspauschale steuerlich als Werbungskosten ansetzen. Dabei wird für jeden Arbeitstag die einfache Entfernung zwischen Wohnort und erster Tätigkeitsstätte berechnet. Dieser Betrag mindert das zu versteuernde Einkommen, was sich steuermindernd auswirkt.
Auch bei Dienstfahrten, deren Kosten nicht vom Arbeitgeber übernommen wurden, können die tatsächlich entstandenen Aufwendungen – zum Beispiel für öffentliche Verkehrsmittel oder den eigenen Pkw – steuerlich berücksichtigt werden. Wichtig dabei: Alle relevanten Belege sollten gesammelt und der Steuererklärung beigefügt werden, um die Kosten gegenüber dem Finanzamt nachweisen zu können.

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Tipps zur Fahrtkostenabrechnung für Arbeitnehmer.

Sammeln Sie Belege für Fahrten (Tankquittungen, Fahrkarten, Fahrt‑Protokolle)
Nutzen Sie Formulare oder digitale Tools zur Abrechnung
Klären Sie im Vorfeld, ob die Fahrtkosten vom Arbeitgeber übernommen werden
Prüfen Sie die Steuerbehandlung: Wurde der Arbeitgeberzuschuss bereits versteuert?

_{Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen dienen ausschließlich allgemeinen Informationszwecken und stellen keine steuerliche Beratung im Sinne des Steuerberatungsgesetzes (StBerG) dar. Zur Prüfung etwaigen steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Voraussetzungen und Auswirkungen einer Kraftfahrzeugüberlassung durch den Arbeitgeber auf Arbeitnehmer- und Arbeitgeberseite wenden Sie sich bitte an Ihren persönlichen Steuerberater.}