Effiziente Schadenabwicklung im Fuhrpark: So entlasten Sie Ihr Flotten-
management.
Unfälle, Pannen oder Schäden an Dienstfahrzeugen gehören zum Alltag im Flottenbetrieb – doch die Bearbeitung jedes einzelnen Schadenfalls kostet Zeit, bindet Ressourcen und erhöht die Betriebskosten. Eine strukturierte, digitale Schadenabwicklung im Fuhrpark schafft Abhilfe: Sie senkt den Verwaltungsaufwand und sorgt für Transparenz und Planbarkeit.
Für Fuhrparkleiter bedeutet das eine erhebliche Entlastung im Tagesgeschäft. Besonders bei größeren Fuhrparks lohnt sich ein professionelles Schadenmanagement – nicht nur finanziell, sondern auch organisatorisch.
Herausforderungen und Ziele in der Schadenabwicklung.
Studien und Erfahrungswerte zeigen, dass die Schadenbearbeitung im Schnitt rund 30 Prozent der täglichen Verwaltungszeit in Anspruch nimmt. Hinzu kommt die hohe Komplexität: Fahrer, Werkstätten, Versicherungen und Leasinggesellschaften müssen koordiniert, Fristen eingehalten und Prozesse dokumentiert werden. Die Komplexität in der Schadenabwicklung ergibt sich vor allem aus der Vielzahl an Beteiligten und den oft uneinheitlichen Prozessen. Fahrer sind in der Regel nicht geschult, ein Schadenereignis korrekt zu melden oder zu dokumentieren. Werkstätten, Versicherungen und Gutachter arbeiten häufig mit unterschiedlichen Systemen. Zudem sind manuelle Abläufe fehleranfällig und kosten wertvolle Zeit. Gerade bei grenzüberschreitend eingesetzten Flotten oder Mischfuhrparks mit Leasing- und Eigentumsfahrzeugen steigen die Anforderungen weiter.
Ein modernes Schadenmanagement verfolgt mehrere strategische Ziele: Es soll Abläufe beschleunigen, die Kosten pro Schaden senken und für vollständige Transparenz über den Zustand und Verlauf aller Schadensfälle sorgen. Das ist besonders für große oder dezentral organisierte Fuhrparks relevant. Wird die Abwicklung ausgelagert, gewinnen Fuhrparkmanager außerdem wertvolle Ressourcen für übergeordnete Aufgaben, erklärt Sebastian Gradtke, Produktmanager Schadenmanagement der Volkswagen Leasing GmbH: „Fuhrparkleiter müssen sich um die Elektrifizierung und die Digitalisierung ihres Fuhrparks kümmern und die Flotte zukunftsfit machen. Indem sie das Schadenmanagement auslagern, können sie sich die Zeit dafür freiräumen.“
Dienstleistung Schadenabwicklung: Fuhrparks mit digitalen Lösungen entlasten.
Die Digitalisierung liefert heute entscheidende Werkzeuge zur Optimierung der Schadenabwicklung im Fuhrpark. Mit vier Bausteinen unterstützt die Dienstleistung Schadenmanagement das Fuhrparkmanagement dabei, Schäden effizient zu erfassen und zu bearbeiten:
- Notfallhilfe & Schadenmeldung:
Für Fahrer ist im Schadensfall 24/7 eine Hotline erreichbar, die Schadenmeldungen entgegennimmt und Pannenhilfe, Abschleppdienst oder Mietwagen organisiert. „Das ist ein wichtiger Bestandteil, um die Fuhrparkleitung zu entlasten, denn die Fahrer kommen so bei einem Unfall auch außerhalb der Anwesenheitszeiten des Fuhrparkmanagements weiter“, so Sebastian Gradtke. - Komplette Schadenregulierung:
Die Schadenabwicklung erfolgt von Anfang bis Ende aus einer Hand: von der Reparatur bei einem Handels- und Kooperationspartner des Volkswagen Konzerns, über die Verauslagung unfallbedingter Reparaturkosten und gegebenenfalls bis zur Durchsetzung von Ansprüchen gegenüber Dritten.1 Das schließt die Beauftragung von Gutachtern und notfalls auch von Rechtsanwälten ein. - Digitale Schadenakte & Echtzeit-Reporting:
In Reporting-Plattformen wie „FleetCARS“ wird jeder Vorgang durch eine Schadenaufnahme in Echtzeit transparent dokumentiert. So ist für alle Beteiligten jederzeit der aktuelle Status eines Vorgangs und die digitale Schadenakte mit detaillierter Übersicht und allen relevanten Dokumenten abrufbar. - Personalisierter Support:
Für Rückfragen aller Art ist eine direkte Durchwahlnummer für Fahrer und Fuhrparkleiter eingerichtet. Persönliche Ansprechpartner übernehmen als „Kümmerer“ aktiv die Koordination mit Werkstätten und Versicherungen. Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, findet bei Vertragsabschluss ein Implementierungsgespräch statt. Dabei werden Präferenzen und Wünsche der Kunden erfasst.
Die Dienstleistung Schadenmanagement ist nicht nur für Fahrzeuge verfügbar, die über die Volkswagen Leasing geleast werden, sondern für den kompletten Fuhrpark, unabhängig davon, ob das jeweilige Fahrzeug geleast, finanziert oder im Eigentum des Unternehmens ist.
Schadenmanagement für Flottenkunden.
Mit der Dienstleistung Schadenmanagement unterstützen wir Sie bei einem Unfall mit einer unkomplizierten Schadenabwicklung, leisten aktive Soforthilfe am Unfallort und entlasten Sie bei der Schadenbearbeitung.
Zum SchadenmanagementAblauf einer optimierten Schadenbearbeitung im Fuhrpark.
Ein durchdachter Ablauf ist essenziell für effizientes Schadenmanagement. Ein typischer Schadensprozess bei einer Panne oder einem Unfall mit dem Firmenwagen beginnt mit der ersten Schadenmeldung durch den Fahrer über die Notfallhilfe. Dort werden die Daten aufgenommen und der Prozess wird gemäß den Vorgaben aus dem Implementierungsgespräch schnellstmöglich abgewickelt. Die Notfallhilfe sucht und kontaktiert je nach Situation eine geeignete Werkstatt, einen Gutachter, den Abschleppdiensts oder einen Mietwagenverleih. Der gesamte Prozess wird von einem „Kümmerer“ proaktiv begleitet. Auch bei Auslandsfällen greifen eingespielte Abläufe: Lokale Partnerwerkstätten, Abschleppdienste und Mietwagenfirmen sind im Netzwerk eingebunden. Die Abwicklung erfolgt inklusive Dokumentation und Abrechnung zentral über einen persönlichen Ansprechpartner, ohne dass der Fahrer vor Ort aktiv werden muss. Idealerweise ist der Fahrer mit einem Ersatzfahrzeug möglichst schnell wieder mobil und der ganze Prozess transparent im System hinterlegt.
Sebastian Gradtke, Produktmanager Schadenmanagement der Volkswagen Leasing GmbH.
Erfolgsmessung im Schadenmanagement durch digitales Reporting.
Ein wesentliches Element moderner Schadenmanagement-Systeme ist das Reporting. Das Controlling und Reporting System FleetCARS2 etwa bietet eine vollständige, digitale Schadenakte mit Echtzeit-Reporting: Jede Schadenmeldung wird inklusive Fotos, Gutachten, Rechnungen und Statusinformationen digital dokumentiert. Diese vollständige Transparenz ermöglicht nicht nur eine lückenlose Nachverfolgung, sondern auch die Auswertung wichtiger Kennzahlen. Zu den zentralen KPIs im Schadenmanagement zählen unter anderem die durchschnittliche Bearbeitungszeit, die Kosten pro Schadensfall und die Wiederholraten von Schäden je Fahrzeugtyp oder Fahrer. Daraus lassen sich Optimierungspotenziale ableiten.
Auch die Integration in bestehende Fuhrparksoftware ist heute problemlos möglich. So lassen sich Schadenprozesse effizient mit anderen Bereichen des Flottenmanagements verknüpfen – etwa der Fahrzeugbeschaffung, Wartung oder Führerscheinkontrolle. Best Practices zeigen, dass vor allem klare Abläufe, geschulte Fahrer und der frühzeitige Einbezug von Schadenmanagement in die Gesamtstrategie des Fuhrparks zu einer spürbaren Entlastung führen. Entscheidend ist, dass der gesamte Prozess nahtlos und systemgestützt funktioniert – nur so entstehen echte Effizienzgewinne.
Fazit: Schadenabwicklung als strategische Stellschraube.
Die Schadenabwicklung im Fuhrpark ist mehr als nur ein Reaktionsprozess auf Unfälle oder Pannen – sie ist eine zentrale Stellschraube für die Effizienz des gesamten Fuhrparkmanagements. Wer auf Digitalisierung, klare Prozesse und qualifizierte Dienstleister setzt, kann Schäden schneller, günstiger und transparenter regulieren. Die Entlastung der Fuhrparkleitung, die Reduktion der Ausfallzeiten und die datengestützte Optimierung machen professionelles Schadenmanagement zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor – besonders in Zeiten wachsender Anforderungen an Mobilität, Nachhaltigkeit und Kosteneffizienz.
