Das Geschäftskunden-Magazin der Volkswagen Leasing.
  • 10.11.2022
  • 6 Minuten

Das Fahrtenbuch richtig führen.

Einen Dienstwagen auch privat nutzen zu können, ist praktisch und komfortabel. Eine Herausforderung stellt dabei die richtige Versteuerung Ihres geldwerten Vorteils dar. In den meisten Fällen wird die pauschale Ein-Prozent-Regelung oder 0,5-Prozent-Regelung, auch Listenpreis-Methode genannt, angewendet. Alternativ können Sie aber auch ein Fahrtenbuch führen – und sich dadurch möglicherweise steuerliche Vorteile sichern. Damit das Finanzamt das Fahrtenbuch zur Berechnung Ihrer Einkommenssteuer akzeptiert, ist es wichtig, dass Sie das Buch sorgfältig und genau ausfüllen. Erfahren Sie hier, worauf Sie dabei achten müssen und wie Sie das Fahrtenbuch richtig führen.

Wer muss ein Fahrtenbuch führen?

Wer seinen Dienstwagen sowohl geschäftlich als auch für Privatfahrten nutzt, profitiert von einem geldwerten Vorteil. Dienstwagenfahrer sind daher verpflichtet, diesen zu versteuern. Zur Berechnung des geldwerten Vorteils gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. Die Ein-Prozent-Regelung: Bei der Ein-Prozent-Regelung werden der Listenpreis des Dienstwagens bei Erstzulassung plus etwaige Sonderausstattungen pauschal mit 1 % versteuert. Wie das genau funktioniert, erfahren Sie hier. Bei Elektroautos kommt je nach Höhe des Listenpreises eine günstigere Besteuerung nach der 0,25- oder 0,5-Prozent-Regelung zur Anwendung. Nutzt der Fahrer den Dienstwagen auch für den Weg von der Wohnung zur Arbeitsstätte, werden zusätzlich 0,03 % des Bruttolistenpreises multipliziert mit der Entfernung von Wohnort und Arbeitsplatz veranschlagt.
  2. Das Fahrtenbuch: Das Fahrtenbuch ist die Alternative zur Ein-Prozent-Regelung und umfasst die genaue Dokumentation jeder geschäftlichen und privaten Fahrt mit dem Dienstwagen. Am Ende eines Kalenderjahrs kann das Finanzamt anhand des Fahrtenbuchs genau feststellen, zu welchem Anteil das Dienstfahrzeug privat genutzt wurde. Der Privatnutzungsanteil wird in Relation zu den Gesamtkosten des Fahrzeugs pro Jahr (Betriebs- und Fixkosten plus jährlichem Abschreibungsbetrag) gesetzt. Dadurch wird die Höhe des geldwerten Vorteils für den Arbeitnehmer ermittelt, der anschließend versteuert werden muss.

In der Regel können Dienstwagenfahrer selbst entscheiden, welche Methode sich für sie am meisten lohnt. In manchen Fällen besteht jedoch eine Pflicht zum Führen eines Fahrtenbuchs. Die Verkehrsbehörde kann eine Fahrtenbuchauflage anordnen und Fahrzeughalter dazu verpflichten, ein Fahrtenbuch zu führen.

Die Fahrtenbuchauflage ist nach dem § 31a der Straßenverkehrszulassungsordnung (StVZO) geregelt. Nach der StVZO kann eine Pflicht zum Führen eines Fahrtenbuchs verordnet werden, wenn nach einem Verstoß gegen die Verkehrsvorschriften der Fahrzeugführer nicht ermittelt werden kann. Dabei muss jedoch ein ausreichend schwerwiegender Verstoß zugrunde liegen, für den mindestens ein Punkt im Flensburger Fahreignungsregister fällig würde. Kommen Sie anschließend der Fahrtenbuchauflage nicht nach, wird ein Bußgeld fällig.

Wie führt man ein Fahrtenbuch?

Um Betrug und nachträgliche Manipulation zu erschweren, stellt das Finanzamt hohe Anforderungen an ein Fahrtenbuch. Sie sollten Ihr Fahrtenbuch daher folgendermaßen führen:

  • Zeitnah
  • Lückenlos
  • In geschlossener Form
  • Mit allen notwendigen Angaben zu jeder Fahrt

Zeitnah.

Um Ihr Fahrtenbuch richtig zu führen, sollten Sie direkt nach jeder Fahrt zeitnah die Eintragung im Buch vornehmen. Am besten bewahren Sie das Fahrtenbuch mit Stift gut sichtbar im Fahrzeug auf. Die zeitnahe Pflege des Buchs stellt sicher, dass Sie keinen Eintrag vergessen und immer den korrekten Kilometerstand ablesen können. Gebündelte Einträge, beispielsweise am Wochenende für die vergangene Woche, akzeptiert das Finanzamt nicht.

Lückenlos und vollständig.

Ebenso selbstverständlich wie wichtig ist die lückenlose Dokumentation im Fahrtenbuch. Sowohl Geschäfts- als auch Privatfahrten müssen ohne Unterbrechung zeitlich fortlaufend eingetragen werden. Darüber hinaus müssen Sie bei geschäftlichen Fahrten immer alle notwendigen Angaben machen, um die Fragen Wer?, Wie?, Wann? und Warum? detailliert zu beantworten. Ihr Fahrtenbuch sollte daher Platz für folgende Informationen bieten:

  • Datum
  • Kilometerstand vor und nach der jeweiligen Fahrt
  • Standort vor der Fahrt und Reiseziel
  • Reiseroute
  • Zweck der Fahrt
  • Name des besuchten Kunden oder Geschäftspartners

Um dem Finanzamt keinen Grund für Zweifel zu geben, tragen Sie immer einen detaillierten Zweck der Fahrt ein. Anstelle des allgemeinen Platzhalters „Kundengespräch“ nennen Sie zum Beispiel auch, um welches grobe Thema es in diesem Kundengespräch ging.

Vielleicht fragen Sie sich, warum Sie neben dem Anfangs- und Endstandort auch die Reiseroute angeben müssen? Das ist besonders in den Fällen wichtig, in denen Sie nicht die übliche Route oder den direktesten Weg genommen und somit mehr Kilometer zurückgelegt haben. Für das Finanzamt wäre dies ein erster Hinweis auf möglichen Betrug. Schreiben Sie daher genau auf, wenn Sie zum Beispiel aufgrund einer Sperrung, eines Unfalls oder eines anderweitigen Grunds eine alternative Strecke gewählt haben. Diese Angaben lassen sich vom Amt prüfen und bestätigen.

Besuchen Sie häufig die gleichen Orte und Kunden, ist es Ihnen der Einfachheit halber auch erlaubt, dem Fahrtenbuch ein Verzeichnis beizulegen und in Ihren Einträgen Kürzel zu verwenden.

Für Ihre privaten Fahrten müssen Sie übrigens keine Angaben zum Zweck oder der genauen Route machen. Hier reicht es, wenn Sie die Fahrt als privat kennzeichnen und den Kilometerstand detailgetreu dokumentieren.

In geschlossener Form.

Wichtig ist darüber hinaus, dass das Fahrtenbuch in geschlossener Form vorliegt. Das bedeutet: Analoge Fahrtenbücher müssen gebunden sein. Eine Sammlung einzelner Blätter akzeptiert das Finanzamt nicht, da es in dem Fall zu einfach wäre, Seiten im Nachhinein auszutauschen oder hinzuzufügen. 

Fahrtenbuch-Muster.

Die vorgabengetreue und richtige Führung eines Fahrtenbuchs könnte folgendermaßen aussehen:

  Datum km-Stand Anfang km-Stand Ende Start Ziel Route km Zweck Besuchte Personen, Firmen o. Ä.
1 01.01. 2022 7.100 7.115 Eigene Firma Wohnung Musterstr. 1 über A3 zu Musterweg 8 15 km Arbeitsweg /
2 02.01. 2022 7.115 7.165 / / / 60 km privat /
3 03.01. 2022 7.165 7.180 Wohnung Eigene Firma Musterweg 8 über A3 zu Musterstr. 1 15 km Arbeitsweg /
4 03.01. 2022 7.180 7.214 Eigene Firma Firma Müller Musterstr. 1 über B6 (Umleitung wg. Sperrung) zu Musterplatz 4 34 km Kundengespräch zwecks Verlängerung des Vertrags mit Peter Müller Peter Müller (GF Firma Müller, Musterstadt)

Sind nachträgliche Änderungen im Fahrtenbuch erlaubt? 

Grundsätzlich gilt, dass am Fahrtenbuch keine nachträglichen Änderungen vorgenommen werden dürfen. Dies würde der Vorgabe zur zeitnahen Dokumentation der Fahrten widersprechen und Manipulationen vereinfachen. Dennoch kann es vorkommen, dass sich der Fahrer unbeabsichtigt verschrieben oder eine fehlerhafte Angabe gemacht hat. Auf keinen Fall dürfen Sie dann die falsche Eintragung mit Hilfsmitteln wie Korrekturflüssigkeit, -folien oder Tintenlöscher entfernen. Stattdessen sollten Sie kenntlich machen, dass ein Fehler vorliegt und diesen korrigieren. Die Korrektur protokollieren Sie und geben den Grund für die Korrektur am besten so genau wie möglich an. Letztendlich müssen Sie dann darauf hoffen, dass das Finanzamt den Fehler beziehungsweise den Grund für die Korrektur für plausibel hält und durchgehen lässt.

Sind elektronisch geführte Fahrtenbücher erlaubt?

Mittlerweile ist es auch möglich, ein Fahrtenbuch elektronisch zu führen. Hier ist jedoch Vorsicht geboten, da das Finanzamt nicht alle elektronischen Fahrtenbücher akzeptiert. Ein in einer Excel-Tabelle geführtes Fahrtenbuch ist beispielsweise ungültig, da die Einträge im Nachhinein willkürlich angepasst und manipuliert werden können. Elektronische Fahrtenbücher müssen ebenfalls sicherstellen, dass die Eintragungen zeitnah und fortlaufend erfolgen und nachträgliche Änderungen nicht möglich sind.

Um das Führen eines Fahrtenbuchs zu vereinfachen, gibt es daher verschiedene Anbieter elektronischer Fahrtenbücher, die mithilfe von Software – über den Browser oder eine App – und Hardware – wie einem Stecker für die Bordelektronik – die Bewegungsdaten und Kilometerstände des Fahrzeugs tracken. Nicht alle elektronischen Fahrtenbücher erfüllen jedoch die Kriterien des Finanzamts. Daher sollten Sie sich vor der Entscheidung für eine elektronische Variante genau informieren.


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Wie prüft das Finanzamt das Fahrtenbuch?

Das Finanzamt nimmt die Prüfung von Fahrtenbüchern sehr ernst und geht dabei meist stichprobenartig vor. Die Angaben zu Kilometerständen und Reiserouten überprüft das Amt auch anhand von Tankbelegen und Werkstattrechnungen. Auch der Schreibstil kann in die Prüfung einbezogen werden: Verändert sich der Stil im gesamten Fahrtenbuch kaum oder erscheint womöglich zu ordentlich, könnte dies ein Indiz dafür sein, dass alle Eintragungen zum gleichen Zeitpunkt oder an einem anderen Ort als dem Fahrzeug vorgenommen wurden. Im begründeten Verdachtsfall steht es dem Finanzamt frei, das Fahrtenbuch zu verwerfen und stattdessen die Ein-Prozent-Regelung anzuwenden.

Wie lange muss man ein Fahrtenbuch führen?

Die Methode der Versteuerung Ihres Dienstwagens müssen Sie immer für mindestens ein Kalenderjahr durchführen. Entscheiden Sie sich also für ein Fahrtenbuch, müssen Sie mit diesem am 01. Januar beginnen und können erst zum nächsten Jahreswechsel auf die Versteuerung nach der Ein-Prozent-Regelung umsteigen. Die einzige Ausnahme besteht im Falle eines Fahrzeugwechsels: Geben Sie Ihren alten Dienstwagen ab und erhalten einen neuen, können Sie für das neue Fahrzeug auch im laufenden Kalenderjahr eine neue Art der Versteuerung wählen.

Verpflichtet Sie eine Fahrtenbuchauflage zum Dokumentieren Ihrer Fahrten, hängt es von der Auflage der Verkehrsbehörde ab, wie lange Sie das Buch pflegen müssen. Denkbar ist zum Beispiel je nach Vergehen ein Zeitraum von sechs Monaten bis zu zwei Jahren oder mehr. 

Wann lohnt sich ein Fahrtenbuch?

Wie Sie sehen, geht ein Fahrtenbuch mit nicht unerheblichem Aufwand einher. Bei der Entscheidung für eine Versteuerung nach der Fahrtenbuch-Methode müssen Sie sich daher bewusst sein, dass Sie nach jeder Fahrt ein wenig Zeit in die Pflege des Buches investieren müssen und sich keine Nachlässigkeit erlauben dürfen. Dieser Mehraufwand kann sich jedoch bezahlt machen: Vor allem, wenn Ihr Dienstwagen einen hohen Listenpreis hat und Sie nur wenige Privatfahrten mit ihm unternehmen, winken Ihnen steuerliche Vorteile. 

Eine Beispielrechnung:

Sie fahren einen Dienstwagen mit einem Listenpreis von 42.000 Euro und jährlichen Betriebs- und Fixkosten von rund 6.000 Euro. Die Entfernung von Ihrer Wohnung zu Ihrem Arbeitsplatz beträgt 10 Kilometer. Im Jahr legen Sie 20.000 Kilometer mit dem Dienstwagen zurück, wovon 3.000 Kilometer auf Privatfahrten entfallen. Ihr Privatnutzungsanteil beträgt somit 15 Prozent. 

Fahrtenbuch  

Jährliche Abschreibung (16,67 % von 42.000 Euro)

7.000 Euro
Jährliche Betriebs- und Fixkosten + 6.000 Euro
Gesamtkosten = 13.000 Euro
Steuerpflichtiger geldwerter Vorteil pro Monat (15 % von 13.000 Euro, geteilt durch 12) 162,50 Euro

Berechnung des geldwerten Vorteils nach der Ein-Prozent-Regelung:

Ein-Prozent-Regelung  
1 % vom Listenpreis (1 % von 42.000 Euro x 12 Monate) 5.040 Euro
Versteuerung der Fahrten zum Arbeitsplatz (0,03 % von 42.000 Euro x 12 Monate) 1.512 Euro
Steuerpflichtiger geldwerter Vorteil pro Monat (5.040 + 1.512 Euro, geteilt durch 12) 546 Euro

Diese Beispielrechnung zeigt, dass der steuerpflichtige geldwerte Vorteil für den Fahrer dieses Dienstwagens mit der Fahrtenbuch-Methode 383,50 Euro geringer ausfällt als mit der Ein-Prozent-Regelung. Das Führen eines Fahrtenbuchs würde sich hier also deutlich lohnen.

Stellt Ihnen Ihr Arbeitgeber einen Dienstwagen zur Verfügung, möchte aber die Versteuerung nach der Ein-Prozent-Regelung durchführen, haben Sie übrigens die Möglichkeit, freiwillig ein lückenloses Fahrtenbuch zu führen. Können Sie damit am Ende des Jahres nachweisen, dass Sie mit der Ein-Prozent-Regelung zu viele Steuern zahlen, können Sie sich die Differenz mit Ihrer Steuererklärung vom Finanzamt zurückholen.

Tipp: Um herauszufinden, ob sich das Fahrtenbuch oder die Ein-Prozent-Regelung für die Versteuerung Ihres Dienstwagens am besten eignet, nutzen Sie einen Dienstwagenrechner.

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