Firmenwagen-Kosten transparent erklärt: Was auf Arbeitgeber und Arbeitnehmer zukommt.
Firmenwagen-Kosten auf einen Blick:
- Arbeitgeber müssen bei Firmenwagen mit Kosten zwischen 150-800 € pro Monat rechnen. Es besteht die Möglichkeit, die Kosten als Betriebsausgaben geltend zu machen.
- Die Kosten für einen Firmenwagen setzen sich aus Fixkosten (z. B. Leasingrate), laufenden Ausgaben (z. B. Kraftstoff oder Versicherung) und indirekten Aufwendungen zusammen.
- Der Anteil von Arbeitnehmern an den Kosten eines Firmenwagens liegt vor allem in der Versteuerung des geldwerten Vorteils, wenn sie das Fahrzeug privat nutzen. Je nach Car Policy können auch Ausgaben für Tanken oder Service hinzukommen.
Worauf kommt es bei den Kosten für einen Firmenwagen an?
Firmenwagen sind gefragt wie nie. Im Jahr 2024 entfielen rund 63 Prozent aller Neuzulassungen in Deutschland auf gewerbliche Halter, viele davon Teil einer Firmenflotte.
Kein Wunder, denn Firmenwagen bieten jede Menge Vorteile: Beschäftigte profitieren damit von einem – auch privat – frei verfügbaren Fahrzeug, während Arbeitgeber sie als starken Anreiz im Recruiting und zur Mitarbeiterbindung nutzen.
Auf den ersten Blick scheinen also beide Seiten zu profitieren. Doch hinter den Vorteilen eines Firmenwagens stehen auch Kosten, die je nach Nutzung und Fahrzeugtyp stark variieren. Wer sich für einen Firmenwagen entscheidet – egal ob Unternehmen oder Mitarbeiter –, sollte daher genau hinschauen:
- Unter welchen Bedingungen lohnt sich welches Modell?
- Welche Aufwendungen fallen regelmäßig an?
- Und wer trägt welche Kosten?
Für Arbeitnehmer ist zudem wichtig, wie häufig sie damit Privatfahrten unternehmen – und wie das festgelegte Steuermodell ihre Kosten für den Firmenwagen beeinflusst.
Firmenwagen oder Dienstwagen – wo liegt der Unterschied?
Ein Firmenwagen ist ein Fahrzeug, das dem Unternehmen gehört oder geleast ist. Wird es einem bestimmten Arbeitnehmer fest zugeordnet und darf auch privat gefahren werden, spricht man von einem Dienstwagen. Erst dann werden die Kosten eines Firmenwagens auch für Beschäftigte steuerlich relevant.
Was kosten Firmenwagen den Arbeitgeber?
Um die Kosten eines Firmenwagens für Arbeitgeber realistisch zu kalkulieren, müssen neben den Fixkosten wie der Anschaffung auch Posten wie Versicherung, Steuern, Wartung und Betriebskosten eingerechnet werden. Unternehmen und Fuhrparkmanager nutzen dafür häufig das Konzept der Total Cost of Ownership (TCO). Im Schnitt müssen Arbeitgeber mit 150-800 € monatlich je Fahrzeug rechnen – je nach Modell und unternehmensinterner Regelungen.
- Anschaffung oder Leasing
Die größte Kosten-Fixposition für Arbeitgeber bei einem Firmenwagen bildet die Anschaffung – egal ob durch Kauf, Finanzierung oder Leasing des Fahrzeugs. Neben dem klassischen Einzelleasing besteht für viele Unternehmen auch die Möglichkeit des Flottenleasings mit Full-Service-Komponenten. Das sorgt für planbare Raten, in denen z. B. Wartung, Verschleiß und Reifen meist enthalten sind. Die monatlichen Kosten liegen je nach Fahrzeugklasse, Ausstattung und Laufzeit oft zwischen 150 und 600 Euro. - Versicherung
Was die Versicherung eines Firmenwagens den Arbeitgeber kostet, hängt vor allem von der gewählten Versicherungsart ab:
- Gesetzlich vorgeschrieben ist mindestens eine Kfz-Haftpflichtversicherung.
- Teil- und Vollkasko bieten mehr Schutz, zugleich aber auch höhere monatliche Beiträge.
- Hinzu kommen Faktoren wie Fahrzeugwert, jährliche Fahrleistung, Typklasse, Selbstbeteiligung oder Werkstattbindung.
Unternehmen können die Versicherungskosten komplett selbst tragen oder – etwa bei privater Nutzung – teilweise auf Mitarbeitende umlegen. Bei größeren Fuhrparks bieten Flottenversicherungen häufig Einsparpotenzial. - Steuern und Gebühren
Neben der Kfz-Steuer können Gebühren für Zulassung, Umweltplaketten oder Sondergenehmigungen anfallen. Die Steuerhöhe hängt ab von Hubraum, Antriebsart und CO₂-Ausstoß. Bei reinen E-Firmenwagen entfallen die Kosten durch die Kfz-Steuer aktuell meist komplett – für acht bis zehn Jahre ab Erstzulassung (Stand 2025). - Wartung und Reparaturen
Selbst mit Werkstattbindung oder Leasingpaket entstehen bei Firmenwagen regelmäßig Kosten für Wartung, Verschleiß oder unvorhergesehene Schäden. Wer ohne Full-Service-Leasing arbeitet, sollte jährlich 500 bis 1.000 Euro pro Fahrzeug für Werkstattaufwände einkalkulieren. Reifenwechsel und HU kommen je nach Laufleistung noch hinzu. - Verwaltungs- und Betriebskosten
Tanken oder Laden zählt zu den klassischen laufenden Kosten für einen Firmenwagen, ebenso wie Reinigung, Fahrzeugpflege oder etwaige Mautgebühren. Auch hier gilt: Viele Arbeitgeber übernehmen die Kosten komplett. Es ist aber ebenso möglich, etwa Kilometerpauschalen oder Energiepauschalen mit dem Arbeitnehmer zu vereinbaren – insbesondere bei privater Nutzung.
Neben den direkten Kosten für einen Firmenwagen entstehen für Arbeitgeber auch interne Aufwände: Fahrzeugvergabe, Abrechnungen, Schadenmanagement oder das Tracking der Nutzung. Unternehmen mit größeren Fuhrparks nutzen hier oft spezialisierte Software oder Dienstleister.
Der Arbeitgeber trägt die Kosten eines Firmenwagens also größtenteils allein. Einige Posten wie Kraftstoff, Versicherung oder Wartung können aber ganz oder teilweise an Mitarbeitende weitergegeben werden – z. B. über Zuzahlungen oder Gehaltsumwandlungen. Diese Regelungen sollten in einer gemeinsamen Car Policy dokumentiert werden.
Was kostet mich ein Firmenwagen als Arbeitnehmer?
Für Arbeitnehmer werden die Kosten eines Firmenwagens erst dann relevant, wenn dieser den Dienstwagen zur privaten Nutzung überlassen bekommt. Dann muss er über das Gehalt versteuert werden. Wie hoch der monatliche Anteil für den Dienstwagen ist, hängt vor allem vom Fahrzeugmodell und weiteren Faktoren ab. Dazu kommen mögliche Eigenbeteiligungen und die eigene Nutzung:
- Geldwerter Vorteil: Nutzen Sie den Firmenwagen auch privat, gilt das als sogenannter geldwerter Vorteil, der wie Gehalt versteuert wird. Dieser Betrag wird rechnerisch zu Ihrem Bruttomonatslohn hinzugerechnet – das heißt, Sie zahlen monatlich mehr Steuern. Ihr tatsächliches Gehalt bleibt aber gleich, Sie bekommen diesen Betrag nicht ausgezahlt. Dadurch bleibt am Ende weniger Nettogehalt übrig.
- Zuzahlungen: Manche Unternehmen verlangen eine Eigenbeteiligung an Tankkosten oder Serviceleistungen.
- Private Nutzung: Längere Arbeitswege oder häufige Privatfahrten erhöhen die steuerliche Belastung.
Versteuerungsmodelle im Vergleich.
Der geldwerte Vorteil wird in der Gehaltsabrechnung dem Monatsbruttolohn hinzugerechnet und die darauf entfallende Steuer vom Nettogehalt abgezogen. Die Höhe des geldwerten Vorteils hängt vom Listenpreis des Fahrzeugs, der tatsächlichen Nutzung und der Versteuerungsmethode (1-%-Regelung oder Fahrtenbuch) ab:
- 1-%-Regelung:
Bei der 1-%-Regelung wird pauschal 1 Prozent des Bruttolistenpreises als geldwerter Vorteil berechnet. Zusätzlich kommen 0,03 Prozent pro Kilometer einfacher Arbeitsweg hinzu. Zusammen ergibt das den geldwerten Vorteil, der wie Gehalt versteuert wird. Damit bleibt am Ende etwas weniger Nettogehalt für Sie übrig.
Der Vorteil: Diese Methode ist einfach und unbürokratisch – für Sie selbst fällt hierbei wenig Aufwand an. - Fahrtenbuch:
Wer es genauer haben will, kann ein Fahrtenbuch führen. Dabei werden alle Fahrten – privat wie dienstlich – dokumentiert. Am Jahresende wird daraus ermittelt, welcher Anteil der gesamten Kosten für den Firmenwagen auf die private Nutzung entfällt – nur dieser Anteil wird als geldwerter Vorteil versteuert. Teilweise können Sie auch eine monatliche Pauschale vereinbaren, die am Jahresende anhand der tatsächlichen Nutzung final ausgeglichen wird.
Der Vorteil: Diese Methode ist exakter und günstiger, wenn Sie den Dienstwagen nur selten privat nutzen.
Beispielrechnung: Fahrtenbuch vs. 1%-Regel.
| 1-%-Regelung | Fahrtenbuch |
|---|---|
|
Bruttogehalt (monatlich): 4.000 € Bruttolistenpreis: 40.000 € |
Bruttogehalt (monatlich): 4.000 € Bruttolistenpreis: 40.000 € |
|
Geldwerter Vorteil: 1 % von 40.000 € = 400 € + 0,03 % × 15 km × 40.000 € = 180 € = 580 €/Monat |
Geldwerter Vorteil: Gesamtkosten: 600 €/Monat Privatanteil: 40 %= 240 €/Monat |
|
Zu versteuerndes Einkommen: 4.580 € |
Zu versteuerndes Einkommen: 4.240€ |
|
Netto-Gehalt nach Abzug des geldwerten Vorteils (ca.): 2.330 € |
Netto-Gehalt nach Abzug des geldwerten Vorteils (ca.): 2.490 € |
Gehaltsumwandlung:
Um den eigenen Anteil an den Kosten für einen Firmenwagen zu senken, gibt es auch die Möglichkeit der sogenannten Gehaltsumwandlung, wenn der Arbeitgeber dies anbietet. Dabei verzichten Sie auf einen Teil des Bruttogehalts, mit dem die Leasingrate für den Dienstwagen gedeckt wird. Dadurch sinkt das zu versteuernde Einkommen – im Gegensatz zur klassischen Versteuerung über den geldwerten Vorteil, bei dem das Bruttogehalt rechnerisch steigt.
Wichtig: Obwohl sich die Steuerlast dadurch reduziert, sinkt auch Ihr Monatsgehalt, wodurch der Nettolohn niedriger ausfällt. Dadurch zahlen Sie zum Beispiel auch weniger in die Rentenkasse ein. Hier lohnt es sich, genau hinzuschauen, bevor Sie sich für einen längeren Zeitraum an den Dienstwagen binden.
Beispielrechnung zur Gehaltsumwandlung.
| Ohne Gehaltsumwandlung |
Mit Gehaltsumwandlung |
|---|---|
|
Bruttogehalt: 4.000 € |
Bruttogehalt: 4.000 € |
|
– Leasingrate: 330 € | |
|
+ geldwerter Vorteil: 300 € |
+ geldwerter Vorteil: 300 € |
|
= zu versteuern: 4.300 € |
= zu versteuern: 3.970 € |
Der Dienstwagenrechner.
Finden Sie in wenigen Schritten heraus, welche steuerlichen Auswirkungen ein Dienstwagen für Sie haben kann und wie Sie am meisten von Ihrem Dienstwagen profitieren können.
Zum DienstwagenrechnerWie wird ein Firmenwagen vom Lohn abgezogen?
Die steuerliche Belastung erfolgt in der Regel direkt über die Gehaltsabrechnung: Der geldwerte Vorteil wird auf das Bruttogehalt aufgeschlagen und entsprechend versteuert. Dadurch reduziert sich das monatliche Nettoeinkommen. Wie hoch die Differenz ausfällt, hängt von Einkommen, Ihrer Steuerklasse und der Versteuerungsmethode (1-%-Regelung oder Fahrtenbuch) ab.
Sonderregelungen für E-Autos und Hybriden.
Für vollelektrische Firmenwagen gelten steuerliche Vorteile: Statt der klassischen 1-%-Regelung werden nur 0,25 % des Bruttolistenpreises als geldwerter Vorteil angesetzt. Dies gilt seit Juli 2025 bei reinen E-Autos mit einem Listenpreis bis 100.000 €. Bei teureren E-Modellen steigt der Satz und ist auf 0,5 % geregelt. Plug-in-Hybride profitieren ebenfalls vom reduzierten Steuersatz – vorausgesetzt, sie erfüllen bestimmte Voraussetzungen: mindestens 60 km elektrische Reichweite (ab 2025) oder ein CO₂-Ausstoß unter 50 g/km.
Zusätzlich reduziert sich auch der Zuschlag für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte: Statt 0,03 % des Listenpreises je Entfernungskilometer gelten auch hier nur 0,25 oder 0,5 % des jeweiligen Teilwerts – je nach Fahrzeugtyp.
Wichtig für Arbeitgeber:
Elektrofahrzeuge können auch auf Unternehmensebene Vorteile bringen: Förderungen beim Kauf, geringerer Wartungsaufwand, ein modernes, nachhaltiges Image gegenüber Kunden und Mitarbeitern – und sogar geringere Kosten für den Firmenwagen im Betrieb. Allerdings können die Ausgaben für Werteverlust oder den Akku (z. B. bei Gebrauchtwagen) den Vorteil auch schmälern oder umkehren.
Wer die Kosten eines Firmenwagens optimieren möchte, sollte E-Modelle deshalb bei der Fuhrparkplanung mitbedenken.
