Firmenwagen und ihre Kosten: Was auf Arbeitgeber und Arbeitnehmer zukommen kann.
Die Kosten für Firmenwagen auf einen Blick:
- Die Kosten für einen Firmenwagen setzen sich aus Fixkosten (z. B. Leasingrate), laufenden Ausgaben (z. B. Kraftstoff oder Versicherung) und Aufwendungen wie Werkstatt- oder Verwaltungskosten zusammen.
- Arbeitgeber müssen bei Firmenwagen allein für das Leasing mit durchschnittlichen Kosten von etwa 300 Euro monatlich rechnen. Je nach Bruttolistenpreis des Fahrzeugs und Vertragsbedingungen entstehen so mehrere hundert oder über 1.000 Euro Kosten für einen Firmenwagen pro Monat.
- Der Anteil von Arbeitnehmern an den Kosten eines Firmenwagens liegt grundsätzlich in der Versteuerung des geldwerten Vorteils. Je nach Car Policy können auch Zuzahlungen des Arbeitnehmers an den Arbeitgeber für die Privatnutzung, z. B. für privat verfahrene Kraftstoffkosten, hinzukommen.
Worauf kommt es bei den Kosten für einen Firmenwagen an?
Firmenwagen sind gefragt wie nie. Im Jahr 2024 entfielen rund 63 Prozent aller Neuzulassungen in Deutschland auf gewerbliche Halter – viele davon sind Teil einer Firmenflotte.
Kein Wunder, denn Firmenwagen bieten jede Menge Vorteile: Beschäftigte profitieren damit von einem – auch privat – frei verfügbaren Fahrzeug, während Arbeitgeber sie als starken Anreiz im Recruiting und zur Mitarbeiterbindung nutzen.
Auf den ersten Blick scheinen also beide Seiten zu profitieren. Doch hinter den Vorteilen eines Firmenwagens stehen auch Kosten, die je nach Nutzung und Fahrzeugtyp stark variieren. Wer sich für einen Firmenwagen entscheidet – egal ob Unternehmen oder Mitarbeiter –, sollte daher genau hinschauen:
- Unter welchen Bedingungen lohnt sich welches Modell?
- Welche Aufwendungen fallen regelmäßig an?
- Und wer trägt welche Kosten?
Für Arbeitnehmer ist zudem wichtig, wie häufig sie damit Privatfahrten unternehmen – und wie die verschiedenen Versteuerungsmethoden ihre Kosten für den Firmenwagen beeinflussen können.
Was kann ein Firmenwagen den Arbeitgeber kosten?
Um die Kosten eines Firmenwagens für Arbeitgeber realistisch zu kalkulieren, müssen neben den Fixkosten wie der Anschaffung auch Posten wie beispielsweise Versicherung, Steuern, Wartung und Betriebskosten eingerechnet werden. Unternehmen und Fuhrparkmanager nutzen dafür häufig das Konzept der Total Cost of Ownership (TCO). Im Schnitt müssen Arbeitgeber mit mit mehreren hundert bis über 1.000 Euro monatlich je Fahrzeug rechnen – je nach Modell und unternehmensinterner Regelungen.
- Anschaffung oder Leasing
Die größte Kosten-Fixposition für Arbeitgeber bei einem Firmenwagen bildet die Anschaffung – egal ob durch Kauf, Finanzierung oder Leasing des Fahrzeugs. Neben dem klassischen Einzelleasing besteht für viele Unternehmen auch die Möglichkeit des Flottenleasings mit Full-Service-Komponenten. Das sorgt für planbare Raten, in denen z. B. Wartung, Verschleiß und Reifen meist enthalten sind. Die monatlichen Kosten liegen je nach Fahrzeugklasse, Ausstattung und Laufzeit oft zwischen 150 und 600 Euro. - Versicherung
Was die Versicherung eines Firmenwagens den Arbeitgeber kostet, hängt vor allem von der gewählten Versicherungsart ab:
• Gesetzlich vorgeschrieben ist mindestens eine Kfz-Haftpflichtversicherung.
• Teil- und Vollkasko bieten mehr Schutz, zugleich aber auch höhere monatliche Beiträge.
• Hinzu kommen Faktoren wie Fahrzeugwert, jährliche Fahrleistung, Typklasse, Selbstbeteiligung oder Werkstattbindung.
Unternehmen können die Versicherungskosten komplett selbst tragen oder – etwa bei privater Nutzung – teilweise auf Mitarbeiter umlegen. Bei größeren Fuhrparks bieten Flottenversicherungen häufig Einsparpotenzial. - Steuern und Gebühren
Neben der Kfz-Steuer können Gebühren für Zulassung, Umweltplaketten oder Sondergenehmigungen anfallen. Die Steuerhöhe hängt ab von Hubraum, Antriebsart und CO₂-Ausstoß. Bei reinen E-Firmenwagen entfallen die Kosten durch die Kfz-Steuer aktuell meist komplett – für acht bis zehn Jahre ab Erstzulassung (Stand 2025). - Wartung und Reparaturen
Selbst mit Werkstattbindung oder Leasingpaket entstehen bei Firmenwagen regelmäßig Kosten für Wartung, Verschleiß oder unvorhergesehene Schäden. Wer ohne Full-Service-Leasing arbeitet, sollte jährlich 500 bis 1.000 Euro pro Fahrzeug für Werkstattaufwände einkalkulieren. Reifenwechsel und HU kommen je nach Laufleistung noch hinzu. - Verwaltungs- und Betriebskosten
Tanken oder Laden zählt zu den klassischen laufenden Kosten für einen Firmenwagen, ebenso wie Reinigung, Fahrzeugpflege oder etwaige Mautgebühren. Auch hier gilt: Viele Arbeitgeber übernehmen die Kosten komplett. Es ist aber ebenso möglich, etwa Kilometerpauschalen oder Energiepauschalen mit dem Arbeitnehmer als Zuzahlung zur privaten Nutzungsmöglichkeit zu vereinbaren.
Neben den direkten Kosten für einen Firmenwagen entstehen für Arbeitgeber auch interne Aufwände, z. B. für: Fahrzeugvergabe, Führerscheinkontrollen, Übergabeprotokolle, Abrechnungen, Schadenmanagement oder das Tracking der Nutzung.
Unternehmen mit größeren Fuhrparks nutzen hier oft spezialisierte Software oder Dienstleister.
Schadenmanagement für Flottenkunden.
Mit der Dienstleistung Schadenmanagement unterstützen wir Sie bei einem Unfall mit einer unkomplizierten Schadenabwicklung, leisten aktive Soforthilfe am Unfallort und entlasten Sie bei der Schadenbearbeitung.
Zum Schadenmanagement.Der Arbeitgeber trägt die Kosten eines Firmenwagens in der Regel größtenteils allein. Für die Möglichkeit der privaten Mitbenutzung kann allerdings eine „Kostenbeteiligung“ des Mitarbeiters vereinbart werden, z. B. über Zuzahlungen aus dem Nettoentgelt oder Gehaltsumwandlungen. Diese Regelungen sollten in einer gemeinsamen Car Policy dokumentiert werden.
Was kann mich ein Firmenwagen als Arbeitnehmer kosten?
Für den Arbeitnehmer wird ein Firmenwagen grundsätzlich erst dann lohnsteuerlich relevant, wenn dieser den Dienstwagen für private Fahrten überlassen bekommt – u. a. für Fahrten von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte oder in der Freizeit. Dann muss er als geldwerter Vorteil über das Gehalt versteuert werden.
Wie hoch der monatliche geldwerte Vorteil für den Dienstwagen ist, hängt vor allem vom Fahrzeugmodell und weiteren Faktoren ab. Dazu kommen mögliche Eigenbeteiligungen und die eigene Nutzung:
- Geldwerter Vorteil: Nutzen Sie den Firmenwagen auch privat oder u. a. für Fahrten von Ihrer Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte, gilt das als sogenannter geldwerter Vorteil, der zusätzlich zum „normalen“ Gehalt versteuert wird. Dieser Betrag wird rechnerisch zu Ihrem Bruttomonatslohn hinzugerechnet – das heißt, Sie zahlen grundsätzlich monatlich mehr Steuern. Durch die zusätzliche Versteuerung des geldwerten Vorteils bleibt am Ende also weniger Nettogehalt übrig. Im Gegenzug sparen Sie sich gegebenenfalls Kosten für einen privaten Pkw.
- Zuzahlungen: Manche Unternehmen verlangen für die Möglichkeit der Privatnutzung eine Eigenbeteiligung, z. B. an privat verfahrenen Tankkosten.
- Private Nutzung: Längere Arbeitswege zur ersten Tätigkeitsstätte oder häufige Privatfahrten (bei der Fahrtenbuchmethode) erhöhen grundsätzlich den geldwerten Vorteil und damit die steuerliche Belastung.
Versteuerungsmodelle im Vergleich.
Der geldwerte Vorteil wird in der Gehaltsabrechnung dem Monatsbruttolohn hinzugerechnet. Die darauf entfallende Lohnsteuer wird vom Arbeitgeber einbehalten und an das Finanzamt abgeführt. Die Höhe des geldwerten Vorteils hängt vom Listenpreis des Fahrzeugs, der tatsächlichen Nutzung und der Versteuerungsmethode (1-%-Regelung oder Fahrtenbuch) ab:
- 1-%-Regelung:
Bei der 1-%-Regelung wird für die private Nutzung pauschal 1 Prozent des Bruttolistenpreises monatlich als geldwerter Vorteil berechnet. Zusätzlich kommen pro Monat pauschal 0,03 Prozent pro Entfernungskilometer für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte hinzu. Für weitere private Nutzungsmöglichkeiten können zusätzliche geldwerte Vorteile anfallen.
Der Vorteil: Diese Methode ist einfach und unbürokratisch – für Sie selbst fällt hierbei wenig Aufwand an. - Fahrtenbuch:
Wer es genauer haben will, kann ein Fahrtenbuch führen. Dabei werden alle Fahrten dokumentiert. Der private Nutzungswert ist der Anteil an den gesamten Kosten des Firmenwagens, der dem Verhältnis der Privatfahrten zur Gesamtfahrtstrecke entspricht (Lohnsteuerrichtlinie 8.1 Abs. 9 Nr. 2).
Der Vorteil: Diese Methode ist exakter und kann für Sie günstiger sein, wenn Sie den Dienstwagen nur selten privat nutzen.
Gehaltsumwandlung:
Statt den Dienstwagen zusätzlich zum vereinbarten Gehalt überlassen zu bekommen, gibt es auch die Möglichkeit der sogenannten Gehaltsumwandlung – sofern der Arbeitgeber dies anbietet. Dabei verzichten Sie auf einen Teil des Bruttogehalts, mit dem der Arbeitgeber die zu zahlende Leasingrate für den Dienstwagen decken kann. Dadurch sinkt Ihr Bruttogehalt, im Gegensatz zur Zuzahlung des Arbeitnehmers aus dem Nettoentgelt.
Unabhängig von einer Gehaltsumwandlung gilt: Sobald ein Mitarbeiter den Firmenwagen privat nutzt, etwa für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte oder in der Freizeit, entsteht ein geldwerter Vorteil, der dem Bruttogehalt hinzugerechnet wird.
Wichtig: Obwohl sich die Steuerlast durch die Gehaltsumwandlung in bestimmten Fällen reduzieren kann, sinkt Ihr Monatsbruttogehalt. Dadurch zahlen Sie zum Beispiel auch weniger in die Rentenkasse ein. Hier lohnt es sich, genau hinzuschauen, bevor Sie sich für einen längeren Zeitraum an den Dienstwagen im Rahmen einer Gehaltsumwandlung binden.
Wie wird ein Firmenwagen steuerlich in der Gehaltsabrechnung berücksichtigt?
Die steuerliche Belastung erfolgt in der Regel direkt über die Gehaltsabrechnung: Der geldwerte Vorteil wird auf das Bruttogehalt aufgeschlagen und entsprechend versteuert. Dadurch reduziert sich das monatliche Nettoeinkommen. Wie hoch die Differenz des Nettolohns mit und ohne Dienstwagen ausfällt, hängt u. a. von Ihrer Steuerklasse und der Versteuerungsmethode (1-%-Regelung oder Fahrtenbuch) ab.
Sonderregelungen für E-Autos und Hybridfahrzeuge.
Für E-Firmenwagen gelten besondere steuerliche Vorteile:
- Für vollelektrische Firmenwagen (ohne CO₂-Ausstoß je Kilometer), die nach dem 30. Juni 2025 und vor dem 1. Januar 2031 angeschafft wurden, greift die Viertelregelung (0,25-%-Regelung) des Bruttolistenpreises.
Voraussetzung: Der Bruttolistenpreis übersteigt die 100.000 Euro-Grenze nicht.1 - Der Bruttolistenpreis für extern aufladbare Hybridelektrofahrzeuge, welche nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2031 angeschafft werden, kann als Grundlage der 1-%-Methode halbiert werden (0,5-%-Regelung).
Voraussetzung: Diese haben mindestens 80 km Reichweite unter ausschließlicher Nutzung der elektrischen Antriebsmaschine oder ein CO₂-Ausstoß von max. 50 g/km.2
Die 0,25-%- oder 0,5-%-Regelungen des Bruttolistenpreises wirken sich u. a. auch begünstigend bei der Versteuerung der Fahrten von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte aus.
Wann gilt die 0,25 %- oder 0,5 %-Regelung bei E-Firmenwagen, die privat genutzt werden?
Überlässt der Arbeitgeber einem Mitarbeiter einen E-Firmenwagen für private Fahrten, zählt für die Prüfung der steuerlichen Vergünstigungen (0,25 %- oder 0,5 %-Regelung) das Datum der erstmaligen Übergabe an den Arbeitnehmer zur privaten Nutzung. Hier kommt es also nicht auf das Kauf- oder Anschaffungsdatum an.3
Lohnen sich E-Firmenwagen für Arbeitgeber?
Elektrofahrzeuge können auch auf Unternehmensebene Vorteile bringen: Förderungen beim Kauf, geringerer Wartungsaufwand, ein modernes, nachhaltiges Image gegenüber Kunden und Mitarbeitern – und sogar geringere Kosten für den Firmenwagen im Betrieb. Allerdings können die Ausgaben für Werteverlust oder den Akku (z. B. bei Gebrauchtwagen) den Vorteil auch schmälern oder umkehren.
Wer die Kosten eines Firmenwagens optimieren möchte, sollte E-Modelle deshalb bei der Fuhrparkplanung mitbedenken.
Unkompliziertes Laden dank der Charge&Fuel Card.
Damit Ihre Fahrer ihre Dienstfahrzeuge unterwegs laden können, bietet die Charge&Fuel Card bargeldloses Laden an mehr als 23.000 Tankstellen in Europa (inkl. DE) und mehr als 900.000 Ladepunkten in 28 europäischen Ländern.
Zur Charge&Fuel CardDisclaimer:
Die in § 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 2 2. HS und S. 3 2. HS Einkommensteuergesetz als Elektrofahrzeuge definierten Kraftfahrzeuge werden vorangehend als Elektrofahrzeuge, vollelektrische Fahrzeuge oder E-Fahrzeuge bezeichnet unter der Voraussetzung, dass diese Kraftfahrzeuge keine Kohlendioxidemission je gefahrenen Kilometer ausstoßen dürfen. Die in § 6 Abs. 1 Nr. 4 S. 2 2. HS und S. 3 2. HS Einkommensteuergesetz als extern aufladbare Hybridelektrofahrzeuge definierten Kraftfahrzeuge werden nachfolgend, der Vereinfachung halber, als Hybridelektrofahrzeuge oder Plug-in-Hybride bezeichnet unter der Voraussetzung, dass dies extern aufladbar sein müssen.
Bei den obigen Ausführungen wird vorausgesetzt, dass es sich um eine steuerlich anerkannte Dienstwagengestellung gem. § 8 Abs. 2 S. 2-5 Einkommensteuergesetz handelt.
Das Vorliegen einer steuerlichen ersten Tätigkeitsstätte ist vom Arbeitgeber für seinen Mitarbeiter eigenständig zu prüfen. In den obigen Ausführungen wird das Vorliegen einer ersten Tätigkeitsstätte angenommen.
Eine umsatzsteuerliche Beurteilung der Kraftfahrzeugüberlassung durch den Arbeitgeber an seinen Arbeitnehmer wurde nicht vorgenommen uns ist folglich kein Gegenstand der Ausführungen.
Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen dienen ausschließlich allgemeinen Informationszwecken und stellen keine steuerliche Beratung im Sinne des Steuerberatungsgesetzes (StBerG) dar. Zur Prüfung etwaigen steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Voraussetzungen und Auswirkungen einer Kraftfahrzeugüberlassung durch den Arbeitgeber auf Arbeitnehmer- und Arbeitgeberseite wenden Sie sich bitte an Ihren persönlichen Steuerberater.
