Wie funktioniert E-Bike-Leasing über den Arbeitgeber?
Das Auto öfter stehen lassen und stattdessen mit dem E-Bike zur Arbeit fahren: Das kann sich positiv auf die Klimabilanz des Unternehmens auswirken und die Gesundheit fördern. Immer mehr Unternehmen – wie zum Beispiel die Lyreco GmbH – setzen deshalb auf E-Bike-Leasing für ihre Mitarbeitenden. Arbeitgeber bieten ihren Teams so ein begehrtes Angebot und können mit dem Bereitstellen von Diensträdern die Arbeitgeberattraktivität erhöhen. Doch wie funktioniert E-Bike-Leasing für Arbeitgeber und Arbeitnehmer in der Praxis – und wie lässt es sich erfolgreich umsetzen?
Zukunftsorientierte Mobilität: Warum Bike-Leasing attraktiv ist.
Alternative Mobilitätsangebote gewinnen für Unternehmen an Bedeutung. Dienstfahrräder und E-Bikes sind eine flexible Ergänzung zum klassischen Firmenwagen. Sie können CO₂-Emissionen reduzieren, den Stadtverkehr entlasten und dieUmweltbilanz eines Unternehmens positiv beeinflussen.
Neben diesen Vorteilen hat E-Bike-Leasing auch einen positiven Effekt auf die Arbeitgeberattraktivität. Mitarbeitende profitieren von einem gesunden und kostengünstigen Weg zur Arbeit, während Unternehmen ihre Position als moderner und verantwortungsvoller Arbeitgeber stärken. Das Modell fügt sich damit nahtlos in neue Mobilitätskonzepte und ein digitales Fuhrparkmanagement ein.
Dank der steuerlichen Förderung von (E-)Bikes bis 25 km/h kann der Fahrradbezug über den Arbeitgeber im Rahmen einer Gehaltsumwandlung für Mitarbeiter günstiger sein als ein Privatkauf.1
Unternehmensbeispiel Lyreco: Mitarbeiterbindung durch E-Bikes.
Ein gutes Unternehmensbeispiel für die Einführung von Bike-Leasing bietet die Lyreco Deutschland GmbH, ein Spezialist für Bürobedarf, Arbeitsplatzlösungen sowie Arbeitsschutz. Das bei Hannover ansässige Unternehmen hat das Thema nachhaltige Mobilität in seine Unternehmensstrategie integriert – der Einsatz von Dienstfahrrädern ist dabei ein wichtiger Baustein. Lyreco nutzt dafür das Angebot von Lease a Bike, einem Kooperationspartner der Volkswagen Leasing.2
Ziel war es, Nachhaltigkeit und moderne Benefits für Mitarbeitende zu vereinen. „Bike-Leasing bietet sich an, denn es vereint gleich mehrere positive Faktoren und entspricht unseren Werten und strategischen Zielen beim Thema Nachhaltigkeit“, erklärt Ulrike Thoms, People & Culture Direktorin bei Lyreco. Zu den Beweggründen zählen damit unter anderem die ökologische Verantwortung durch einen geringeren CO₂-Ausstoß und die Verbesserung der Mitarbeiterbindung durch attraktive Zusatzleistungen.
Erfolgsfaktoren und Lessons Learned.
Ein Jahr nach Einführung des Angebots bei Lyreco wurden bereits 80 Diensträder von den Mitarbeitenden geleast. Ein Team von 3-4 Leuten kümmert sich im Unternehmen um das Thema. Durch intuitive und übersichtliche Software zur Verwaltung ist die Abwicklung unkompliziert und papierlos. Als entscheidend für eine erfolgreiche Umsetzung wurden folgende Aspekte identifiziert:
- Kommunikation: Mitarbeitende müssen laut Lyreco verstehen, wie das Dienstrad-Leasing funktioniert und welche Vorteile es bringt.
- Mitarbeitende einbeziehen: Feedback und Wünsche sollten berücksichtigt werden.
- Wirtschaftlichkeit im Blick behalten: Eine ROI-Betrachtung (Return on Investment) zeigt, dass eBike-Leasing nicht nur ökologisch, sondern auch ökonomisch sinnvoll ist.
Wie läuft das E-Bike-Leasing ab?
Beim Dienstrad-Leasing handelt es sich um ein Modell, das dem Firmenwagen-Leasing ähnelt – nur für Fahrräder und E-Bikes. Arbeitgeber schließen den Leasingvertrag über einen Anbieter ab, während Mitarbeitende das Rad nutzen.
Wie das geleaste Dienstfahrrad zu versteuern ist, hängt davon ab, wie schnell es fährt und ob es somit verkehrs- und steuerrechtlich als Fahrrad oder als Kraftfahrzeug gilt. Handelt es sich um ein Elektrofahrrad, das maximal 25 km/h erreicht, wird es in der Regel als Fahrrad eingestuft.
Zudem spielt es eine Rolle, ob das Rad zusätzlich zum regulären Arbeitslohn zur Verfügung gestellt wird. Ein beliebtes Modell ist hier die Bruttoentgeltumwandlung. Dabei wird die monatliche Leasingrate des Arbeitgebers direkt vom Bruttogehalt des Arbeitnehmers abgezogen. Wird das Dienstrad auch privat genutzt, kommt ein prozentualer Anteil des Listenpreises als geldwerter Vorteil zum Bruttogehalt hinzu.
Wird einem Mitarbeiter erstmals zwischen dem 01.01.2019 und dem 31.12.2030 ein Fahrrad überlassen, gilt seit dem 01.01.2020 für die private Nutzung ein geldwerter Vorteil in Höhe von 1 % des auf volle 100 Euro abgerundeten Viertels der UVP des Herstellers – inklusive Umsatzsteuer zum Zeitpunkt der Inbetriebnahme. Dieser Wert deckt sowohl die gesamte private Nutzung als auch die Fahrten zwischen Wohnung und erster Arbeitsstätte ab. Ob für Zubehör ein zusätzlicher geldwerter Vorteil entsteht, muss der Arbeitgeber gesondert prüfen.
Dienstrad-Leasing mit Lease a Bike.
In Kooperation mit Lease a Bike1 bietet auch die Volkswagen Leasing GmbH ein Dienstfahrrad- und E-Bike-Leasing an. Wenden Sie sich für Ihr Dienstrad per E-Mail an uns (ebike@vwfs.com).
Wir stellen für Sie den direkten Kontakt zu unserem Kooperationspartner Lease a Bike her. Dort erhalten Sie eine persönliche Beratung, und als Arbeitgeber werden Sie beim digitalen Anmeldeprozess unterstützt.
Nach der erfolgreichen Anmeldung und einer Bonitätsprüfung erhalten Sie Zugang zum Lease a Bike Online-Portal. Darüber können Sie das Bike-Leasing als Arbeitgeber vollständig digital verwalten.
Im nächsten Schritt registrieren sich Ihre Mitarbeiter online. Sobald Sie als Arbeitgeber die Registrierung freigegeben haben, erhält der Mitarbeiter automatisch einen Bestellcode. Mit diesem Code kann er sich sein gewünschtes Fahrrad für die Dienstradüberlassung aussuchen.
Der gesamte Bestellprozess erfolgt digital. Dazu gehört auch die Erstellung aller notwendigen Dokumente, wie zum Beispiel:
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der Leasingantrag
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die Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag
Ende des Dienstfahrrad-Leasings – Kauf oder Rückgabe des E-Bikes?
Neigt sich die Vertragslaufzeit des Leasingvertrags dem Ende entgegen, stehen – je nach Anbieter – zwei Optionen offen: die Übernahme oder die Rückgabe des E-Bikes. Auf Wunsch erhalten Arbeitnehmer etwa vier bis sechs Wochen vor dem Ablauf des Leasingvertrags ein schriftliches Angebot via E-Mail zur käuflichen Übernahme des E-Bikes. Möchte ein Arbeitnehmer das Dienstrad nicht übernehmen, besteht am Ende des Leasingvertrags die Möglichkeit, das Dienstrad über den Fachhandel zurückzugeben.
Leasen Sie Ihr Dienstrad.
Beim Bike-Leasing für Arbeitgeber arbeitet die Volkswagen Leasing GmbH mit Lease a Bike1 zusammen. Die Kooperation ermöglicht es, E-Bikes und Fahrräder als Zusatzleistungen in Ihrem Unternehmen anzubieten. So profitieren Sie von einer Zusatzleistung, die die Gesundheit sowie die Umwelt unterstützen kann.
Zum Bike-LeasingElternzeit, Kündigung oder Arbeitsplatzwechsel – was passiert mit dem Dienstfahrrad?
Beim Abschluss eines Dienstfahrrad-Leasingvertrags wird eine Laufzeit von 36 Monaten festgelegt. Doch nicht immer sind solche Zeitspannen problemlos planbar und es kann zu unvorhersehbaren Entwicklungen kommen. Viele Arbeitnehmer stellen sich daher die Frage, was mit dem Dienstrad passiert, wenn man beispielsweise eine Zeit lang arbeitsunfähig ist, in Elternzeit geht oder gar den Arbeitgeber wechselt.
Pauschal lassen sich diese Situationen nicht aufklären, da jeder E-Bike-Leasinganbieter verschiedene Richtlinien für diese Fälle besitzt. Wenden Sich sich also am besten direkt an Ihren Arbeitgeber und den Leasinganbieter.
Je nach Anbieter sind jedoch unter anderem folgende Optionen verbreitet:
- Nutzerwechsel:
Ein Mitarbeiter übernimmt das Dienstfahrrad, und der Arbeitgeber sorgt für alle notwendigen Schritte im Innenverhältnis. Dazu zählen beispielsweise die Ergänzung des Arbeitsvertrags durch Zusatzvereinbarungen sowie die offizielle Übergabe des Fahrrads. - Umschreibung auf einen neuen Arbeitgeber:
Sie wechseln den Arbeitgeber und möchten nur ungern auf Ihr Dienstfahrrad verzichten? Dann erkundigen Sie sich bei Ihrem neuen Arbeitgeber darüber, ob dieser sich auf eine Übernahme des Leasingvertrags einlässt. Für den problemlosen Wechsel, müssen sowohl der alte als auch der neue Arbeitgeber zustimmen. - Vorzeitige Vertragsauflösung:
Einige Anbieter ermöglichen eine vorzeitige Vertragsauflösung, sofern das genutzte E-Bike oder Dienstrad gegen eine Abstandszahlung übernommen wird.
Ihr Dienstfahrrad wurde geklaut – und nun?
Laut einer Statistik des Gesamtverbandes der Deutschen Versicherungswirtschaft (GDV) wurden im Jahr 2021 rund 125.000 Fahrräder gestohlen. Auch Dienstfahrräder mit hochwertigem Schloss sind nicht vollends gegen Diebstahl geschützt. Damit Sie besser auf einen möglichen Diebstahl vorbereitet sind, sollte eine entsprechende Versicherung abgeschlossen werden. Viele Leasinganbieter bieten solch einen Diebstahlschutz als (optionalen) Leistungsbestandteil für den Leasingvertrag an – so müssen Sie sich nicht eigenständig um den Versicherungsabschluss kümmern. Besteht ein solches Angebot seitens des Leasinggebers nicht, suchen Sie sich idealerweise selbst einen ausreichenden Versicherungsschutz, zum Beispiel eine Hausratversicherung inklusive Fahrradklausel oder eine spezielle Fahrradversicherung.
Wichtig ist, dass Sie den Diebstahl unmittelbar bei der Polizei anzeigen und anschließend beim Leasinganbieter oder Ihrem Versicherer melden. Wie der Anbieter des Dienstfahrrad-Leasings mit dem Verlust des Rads umgeht und ob Sie beispielsweise ein Ersatzfahrrad erhalten, stimmen Sie mit dem Anbieter ab.
Wer zahlt Zubehör, Inspektionen und Wartungen?
Gepäckträger, ein integriertes Fahrradschloss und Zubehör, das mit dem Fahrrad fest verbunden ist, kann in vielen Fällen ebenfalls in den Leasingvertrag mitaufgenommen werden. Beidngung dafür ist, dass es nicht mehr als 15 Prozent des Fahrradkaufpreises kostet. Schließlich sollten Sie Ihr höherpreisiges (Dienst-)Fahrrad und sich bestens ausrüsten und ausreichend schützen. Auf diese Weise profitieren Sie von hochwertigem Fahrradzubehör, ohne dieses teuer erwerben zu müssen.
Die meisten Leasinganbieter für Diensträder ermöglichen zudem den Abschluss eines Instandhaltungs- oder Wartungspakets. Im Rahmen dessen werden Verschleißreparaturen, Reifenschäden und andere Wartungen übernommen. Welchen Leistungsumfang das angebotene Wartungspaket umfasst und welche Auswirkungen es auf die Höhe der Leasingraten hat, bringen Sie idealerweise bei Ihrem Leasinganbieter in Erfahrung.
Nutzen Sie das Dienstfahrrad für betriebliche Fahrten, ist zudem die jährliche UVV-Prüfung Pflicht. UVV steht dabei für „Unfallverhütungsvorschriften“. Diese werden von der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) erlassen und verpflichten Arbeitgeber dazu, betrieblich genutzte Fahrzeuge regelmäßig auf ihre Sicherheit überprüfen zu lassen.
Zu den betrieblichen Fahrten mit dem Dienstrad gehören beispielsweise Botengänge oder die Anfahrt zu Kundenterminen. Nutzen Sie das Fahrrad ausschließlich für den Weg zur Arbeit, gilt dies als private Fahrt – eine UVV-Prüfung ist dann nicht zwingend notwendig.
Bei der Überprüfung wird von einem externen Sachverständigen kontrolliert, ob sich das Fahrzeug in einem betriebssicheren Zustand befindet. Je nach Wartungspaket und Leasinganbieter ist die UVV-Prüfung des E-Bikes oder Dienstfahrrads ebenfalls im Leasing inbegriffen.
Fazit: Bike-Leasing für Mitarbeiter wird immer beliebter.
E-Bike-Leasing ist mehr als ein Trend – es ist ein Baustein moderner Mobilitätskonzepte. Unternehmen profitieren gleich doppelt: Das Überlassen von Diensträdern kann sich positiv auf die Klimabilanz des Unternehmens auswirken und gleichzeitig die Arbeitgeberattraktivität stärken. Mitarbeiter erhalten eine gesundheitsfördernde, zukunftsorientierte und steuerlich begünstigte Mobilitätsalternative.
Das Praxisbeispiel Lyreco zeigt: Mit klarer Kommunikation, digitalen Prozessen und flexiblen Rahmenbedingungen lässt sich E-Bike-Leasing einfach umsetzen.
